Biên bản Họp Ban Quản trị (10/9/2023)

BAN QUẢN TRỊ  NHÀ CHUNG CƯ SAPPHIRE – KĐT GOLDMARK CITY   Số: 50/2023/BBH/BQTS/NK02

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc   Hà Nội, ngày 10 tháng 9  năm 2023

 

BIÊN BẢN HỌP BAN QUẢN TRỊ

 

• Thời gian họp: Vào lúc 20:15
• Địa điểm: Phòng sinh hoạt cộng động Tòa S4

1. Thành phần tham dự:

 

* Ban Quản trị:
1.	Bà Phùng Thị An Trinh	Trưởng ban (S2) – Chủ trì cuộc họp
2.	Ông Lê Trung Kiên	Phó ban (S3)
3.	Ông Hà Đăng Sáng	Phó ban (CĐT)
4.	Bà Đậu Thị Thùy Hương	Thành viên (S1)
5.	Bà Trần Thị Hồng Hạnh	Thành viên (S1)
6.	Ông Trịnh Quang Vũ	Thành viên (S1)
7.	Bà Đoàn Thị Quỳnh	Thành viên (S2) – Thư ký
8.	Ông Nguyễn Kim Trọng	Thành viên (S3)
9.	Bà Phạm Thị Dung	Thành viên (S3)
10.	Ông Đoàn Thế Điệp	Thành viên (S4)
11.	Bà Vũ Thu Nga	Thành viên (S4)
12.	Ông Đào Ngọc Anh	Thành viên (S5)
13.	Ông Nguyễn Đình Tám	Thành viên (S5)
14.	Ông Vũ Văn Tuyên	Thành viên (S5)
* Ban Kiểm soát:
15.	Ông Bùi Ngọc Long	Trưởng ban
16.	Ông Nguyễn Thành Vinh	Phó ban
17.	Bà Quách Lan Hương	Thành viên
18.	Ông Nguyễn Văn Thành	Thành viên
19.	Ông Nguyễn Xuân Thành	Thành viên
* Cư dân tham dự:
20.
21.
22.

 

Tổng số thành viên BQT tham dự:

1. NỘI DUNG THẢO LUẬN:
2. Đơn xin nghỉ của các TVBQT
   • Nội dung:

• Ý kiến của bà An Trinh:
  • Hiện đang cầm đơn xin nghỉ bản gốc của bà An Trinh và ông Kim Trọng
• Ý kiến của bà Hạnh:
• Kiến nghị 2 TVBT có đơn từ nhiệm tiếp tục làm việc.
• Đơn từ nhiệm của bà Phùng Thị An Trinh thì sẽ do HNNCC và UBND Phường quyết định. Bà An Trinh vẫn đang tiếp tục công việc với tinh thần trách nhiệm cao nhất trong tập thể BQT.
• Đơn từ nhiệm của ông Nguyễn Kim Trọng theo Quy chế thời gian có hiệu lực kể từ ngày ký. Tuy nhiên ông Trọng đã có tuyên bố trên Group Cư dân về việc vẫn muốn tiếp tục làm. Quy chế không quy định trường hợp Thành viên xin rút lại đơn thì như nào.

Mục (a) khoản 1 Điều 26 Văn bản hợp nhất 05 của Bộ xây dựng ban hành có nếu:

“1. Việc miễn nhiệm thành viên Ban quản trị nhà chung cư, cụm nhà chung cư được thực hiện khi có một trong các trường hợp sau đây:

1. Thành viên Ban quản trị thôi tham gia hoặc xin miễn nhiệm;”
   • Theo Quy chế, BQT hoạt động theo mô hình Công ty Cổ phần. Căn cứ khoản 1 Điều 160 Luật Doanh nghiệp 2022 quy định về việc miễn nhiệm thành viên Hội đồng quản trị như sau:

“Điều 160. Miễn nhiệm, bãi nhiệm, thay thế và bổ sung thành viên Hội đồng quản trị 1. Đại hội đồng cổ đông miễn nhiệm thành viên Hội đồng quản trị trong trường hợp sau đây: a) Không có đủ tiêu chuẩn và điều kiện theo quy định tại Điều 155 của Luật này; b) Có đơn từ chức và được chấp thuận; c) Trường hợp khác quy định tại Điều lệ công ty.” Như vậy trường hợp của Ông Trọng chiếu theo khoản “b) Có đơn từ chức và được chấp thuận;”

Căn cứ Mục (b) khoản 11.1 Điều 11 của Quy chế hoạt động của BQT trong đó có nêu:

• “Thành viên Ban Quản trị có thể từ chức, từ nhiệm tại bất kỳ thời điểm nào và việc từ chức, từ nhiệm đó có hiệu lực ngay khi văn bản thông báo từ chức được gửi cho Ban Quản trị, trừ khi thông báo chỉ rõ việc từ chức sẽ có hiệu lực tại thời điểm khác. Trừ khi Quy chế này hoặc pháp luật quy định khác đi, việc từ chức, từ nhiệm của thành viên Ban Quản trị không bắt buộc phải được Hội nghị Nhà chung cư hoặc Ban Quản trị hoặc bất kỳ Cơ quan Nhà nước có thẩm quyền nào phê chuẩn. Việc từ nhiệm, bãi nhiệm của Trưởng Ban, Phó Ban thực hiện theo quy định của Quy chế này và quy định của pháp luật”
• Để nghị tập thể BQT tán thành với việc rút đơn của ông Trọng, để ông Trọng tiếp tục làm việc.
• Ý kiến của ông Tuyên:
• Đồng ý với ý kiến của bà Hạnh.
• Hiện nay chưa ai nhìn thấy đơn cứng nên coi như chưa có.
• Ý kiến của ông Kiên:
• Đồng ý với ý kiến của bà Hạnh.
• Các thành viên nên xem xét lại và nên coi như vấn đề chưa tồn tại.
• Cần tôn trọng ý kiến của cư dân.
• Ý kiến của bà Nga:
  • Đề nghị ông Kim Trọng nói rõ lý do muốn rút đơn quay lại để làm gì và mục đích gì?
  • Không đồng ý với ý kiến của bà Hạnh: BQT làm việc dựa trên pháp luật và quy chế hay làm việc trên cảm tình. BQT không có quyền quyết định cho ai ở lại hay không ở lại.
  • Đề nghị BKS có ý kiến.
  • Về tình, tôi rất ủng hộ ông Kim Trọng và bà An Trinh ở lại BQT vì cả hai người đều là người làm việc vì cư dân và nhiệt tình trong công việc.
• Ý kiến của bà Hạnh:
  • Ý kiến của tôi không dựa trên cảm tình. Tôi có dẫn chứng luật.
• Ý kiến của bà Nga:
  • Nếu như bà Hạnh căn cứ luật thì sẽ không phải đề nghị các thành viên BQT tán thành ông Trọng rút đơn.
• Ý kiến của ông Tám:
  • Xem xét lại cách làm việc của các TVBQT, đã hỗ trợ nhau chưa?
  • Các thành viên BQT nên hạ cái tôi xuống và cái gì chưa rõ hoặc không biết thì cần hỏi thay vì đôi co.
• Ý kiến của ông Tuyên:
  • Cần phải xem có đúng có đơn của ông Trọng hay không?
  • Sau đó báo cáo UBND phường thì lúc này mới có pháp lý.
  • Đơn chỉ có giá trị pháp lý tại cuộc họp nếu BQT thông qua và có nghị quyết và TVBQT đã nộp đơn có quyền xin rút đơn lại.
  • Đề nghị bà An Trinh và ông Trọng rút lại đơn.
• Ý kiến của ông Long – BKS:
  • Tôi đồng tình với ý kiến của ông Tuyên: cần họp và cần thông qua ý kiến xin nghỉ của thành viên BQT. Không đồng ý với ý kiến với cá nhân và cần đưa ra cuộc họp.
  • Về chúng tôi cũng chưa nhìn thấy đơn và có xác nhận.
  • Đề nghị BQT họp và thống nhất lại để thông báo cho cư dân rõ ràng
• Ý kiến của bà Hương – BKS:
  • Đề nghị BQT thực hiện thực hiện theo đúng quy chế.
• Ý kiến của ông Ngọc Anh:
  • Đơn tố cáo còn xin rút đơn được thì đơn xin nghỉ cũng xin rút lại được.
  • Đề nghị hai ông Trọng và bà An Trinh thông báo lại.

 

• Ý kiến của ông Vinh – BKS:
  • Tôi đã xác nhận với bà Quỳnh – tổ hành chính là đã nhận đủ hai đơn bản gốc của ông Trọng và bà An Trinh.
  • BQT cũ đã làm sai quy chế rất nhiều nên tôi đề nghị BQT làm đúng quy chế. Nếu sai chúng tôi không trả lời cư dân được.
• Ý kiến của bà Nga:
  • Hiện tại cũng chưa có đơn xin rút lại đơn của ông Trọng.
• Ý kiến của bà Hạnh
  • Tôi cũng tham khảo các BQT khác và chung cư An Bình city thì UBND phường cũng chỉ dựa trên đề nghị bởi BQT.
  • Đơn xin nghỉ của bà An Trinh có đề nghị rõ hơn: đề nghị HNCCC và UBND phường.
  • Đề nghị các TVBQT cố gắng hơn, tôi tin đơn của ông Trọng và bà An Trinh đã suy nghĩ rất nhiều và là người có chuyên môn cũng như nhiệt tình trong BQT.
  • Việc các TVBQT có ý kiến thì hay bị chen ngang, việc này dẫn đến cuộc họp sẽ kéo dài sẽ rất khó.
  • Tôi hiểu bà Nga tổ trưởng pháp lý nên tôi hiểu việc khó của bà Nga.
  • Đề nghị lấy phiếu ý kiến của cư dân về việc hai bà đơn xin nghỉ của hai bà.
  • Tại thời điểm họp: đề nghị hai thành viên có ý kiến xin rút đơn tại cuộc họp này.
• Ý kiến của bà An Trinh:
  • Bà Quỳnh đã xác nhận với BKS đã nhận đơn bản cứng của hai TVBQT là ông Trọng và bà An Trinh.
  • Tôi cũng xác nhận là chị Quỳnh gửi lại cho tôi vì tôi là TB và tôi nói ngay đầu buổi họp.
  • Vậy tại sao lại cần phải xác minh cái đơn có thật hay không?
• Ý kiến của ông Tám:
  • Đơn của bà An Trinh là TB thì phải chờ chứ không quyết định ngay và phải tổ chức HNNCC bất thường.
  • Trường hợp của TVBQT thì có hiệu lực ngay.
• Ý kiến của ông Tuyên:
  • Bất cứ ai xin rút đều có hiệu lực ngay.
• Ý kiến của bà Hương:
  • Trường hợp xin rút đơn xin nghỉ thì chưa xảy ra.
• Ý kiến của ông Ngọc Anh:
  • Luật chưa bao quát hết các vấn đề của Chung cư. Ví dụ Nhiệm kỳ cũ, BQT cũ làm sai cũng không có văn bản nào để xử lý. Việc xin rút đơn không có tiền lệ thì chúng ta nên tìm hướng để xử lý vấn đề.
  • Đề nghị ông Trọng và bà An Trinh xác nhận xin rút đơn.
• Ý kiến của ông Trọng:
  • Rất nhiều cư dân từ S1 cho đến S5 đều liên hệ cho tôi động viên ở lại.
  • Tôi suy nghĩ và muốn quay lại làm việc.

 

• Ý kiến của ông Vinh – BKS:
  • Khi ông Trọng xin nghỉ thì có nghĩa là ông Trọng không còn là thành viên BQT nữa căn cứ theo quy chế đã ban hành.
  • Vì vậy là trường hợp ông Trọng muốn xin quay lại thì sẽ phải bầu cử lại.
• Ý kiến bà An Trinh
  • Bà Hạnh nói đơn của bà An Trinh thì UBND phường quyết định mà đơn của ông Trọng lại do BQT quyết định tán thành về việc rút đơn của ông Trọng trong khi bà An Trinh cũng là một thành viên BQT như ông Trọng. Vì sao lại có sự khác biệt?
  • BQT hoạt động theo luật pháp và có chính quyền công nhận: nên không có chuyện chúng ta thích thì nộp đơn và không thích thì xin rút đơn.
  • Đơn của tôi đã nộp và tôi sẽ thực hiện theo quy chế gửi đơn xin nghỉ của các TVBQT ra UBND Phường.
  • Còn các thành viên BQT nào bỏ phiếu tán thành ông Trọng rút đơn thì biểu quyết để ghi vào biên bản.
  • Cá nhân tôi thì về tình tôi rất ủng hộ anh Trọng ở lại vì anh Trọng là người có chuyên môn. Anh Trọng ở lại thì tới đây việc triển khai tiếp nhận bàn giao còn cần đến anh Trọng nhiều vì anh Trọng biết về kỹ thuật.

Ý kiến của ông Tám:

• Đơn của bà An Trinh và ông Trọng không nên lẫn lộn với nhau. Vì bà An Trinh cần ra HNNCC để giải quyết.

• Ý kiến của ông Tuyên:
  • Đề nghị phó ban quản trị hoặc TVBQT lên làm thay hoặc phụ trách.
• Ý kiến bà An Trinh:
  • Trong luật và quy chế không quy định phó ban có thể lên làm quyền trưởng ban, nên không bàn về việc ai lên làm thay TBQT.
• Ý kiến của bà Nga:
  • Cần tổ chức HNNCC bất thường để giải quyết đơn của bà An Trinh.
  • Và cần phải đủ tỷ lệ theo yêu cầu.
• Ý kiến của ông Tám / ông Vinh / bà Nga:
  • Tôi đề nghị thực hiện theo đúng quy chế.
• Ý kiến của ông Tuyên
  • Đề nghị tổ chức HNNCC bất thường.
• Nghị quyết

• Sau khi thảo luận, 100% thành viên BQT tham dự họp đồng ý và không có ý kiến nào khác với nghị quyết là đề nghị thực hiện theo quy chế đối với hai đơn xin nghỉ của ông Trọng và bà An Trinh.

+ Đơn xin nghỉ của ông Trọng có hiệu lực từ ngày 01/09/2023

+ Đơn xin nghỉ của bà An Trinh: tổ chức HNNCC bất thường để xin ý kiến cư dân giải quyết đơn.

• BQT ra thông báo chính thức đối với cư dân đồng thời gửi báo cáo về hai đơn xin nghỉ của TVBQT ra UBND phường.

2. Chương trình trung thu
   • Nội dung:

• Tài trợ cho BQL 10 triệu để tổ chức các hoạt động trong tháng trung thu.
• Các con đăng ký tham gia sẽ có phiếu nhận quà (không phải quà bánh kẹo) và được phát quà tại đêm hội trăng rằm. Các con đã đăng ký không tham dự dù đã đăng ký thì quà sẽ gửi về lễ tân theo số lượng đăng ký.
• Kêu gọi cư dân cùng tham dự để phân phát quà cho các con.
• • Nghị quyết
• Sau khi thảo luận, 100% thành viên BQT tham dự họp đồng ý và không có ý kiến nào khác về chương trình tổ chức trung thu:

+ In poster dán đủ 29 thang máy để cư dân đăng ký: ngày 11/09.

+ Chốt số lượng các cháu tham dự để thông báo cho BQTLTN: Hạnh – An Trinh.

+ Ủng hộ 10 triệu cho BQL tổ chức cho các con trong đêm hội trăng rằm

+ Chi 40 triệu + số tiền ủng hộ trung thu cho các hoạt động: Dạ hội ánh trăng / Workshop mặt nạ / Photobooth (như văn bản kế hoạch bà Hạnh đã gửi cho BQT và thông báo công bố rộng rãi trên nhóm các bảng tin của cư dân.)

3. Các nội dung cần thảo luận với BQLTN
   • Nội dung:

• Đề nghị báo cáo chi tiết việc còn 440 căn được miễn phí 10 năm dịch vụ trước ngày 04/04/2023: BQLTN đã gửi

Không có đủ cơ sở đưa ra ý kiến. Đề nghị BQLTN cung cấp chứng từ chứng minh các số liệu là đúng và đủ.

• Bổ sung và lắp đặt thêm Camera đảm bảo: tra soát và kiểm soát tình trạng an ninh an toàn của cư dân, khách khi gửi xe tại tầng hầm trước ngày 30/08/2023: cần đảm bảo không có góc chết để có thể tra soát khi cần thiết và chất lượng hình ảnh đảm bảo rõ nét.
• Bể bơi rút nước: yêu cầu BQLTN có phương án kiểm soát muỗi.

Điều chỉnh lại phương án xử lý muỗi/côn trùng để đảm bảo không phát sinh muỗi và báo cáo rõ loại hóa chất sử dụng.

• BQT cần giám sát các công việc của BQLTN. Yêu cầu BQLTN thực hiện báo cáo KH làm việc của tháng tới và công việc chi tiết theo tuần. Tuân thủ các điều khoản trong hợp đồng đã ký. Hàng ngày BQLTN báo cáo có bao nhiêu sự vụ tiếp nhận từ cư dân kèm theo danh sách và nội dung khiếu nại của cư dân cũng như tiến độ thực hiện và hoàn thành xử lý khiếu nại. Danh sách này TVBQT của các tòa đưa về kiểm tra chéo với cư dân để xác minh có đúng hay không?
• BQLTN tạo kho tại B1 tòa S1 để lưu trữ VPP và vật tư ngày lễ: không đồng ý và yêu cầu BQLTN hoàn trả về nguyên hiện trạng trong vòng 03 ngày làm việc. Bộ phận pháp lý phát hành công văn và gửi cho BQLTN trong ngày 11/09/2023.
  • Nghị Quyết
• Sau khi thảo luận, 100% thành viên BQT tham dự cuộc họp đồng ý và không có ý kiến nào khác với các nội dung thảo luận trên.

4. Tiếp nhận bàn giao
   • Nội dung:

• Gửi công văn yêu cầu CĐT thực hiện hoàn thiện hệ thống xử lý nước thải, lọc nước: 11/09
• Đề nghị công tơ điện – nước BQT sẽ là đại diện ký hợp đồng với công ty điện lực và Công ty nước sạch. Không đồng ý với công văn 338 của CĐT gửi ngày 07/09.
• Thống nhất tại buổi họp với tổ thầu: mời đơn vị vào tư vấn và xây dựng dự toán về gói thầu thuê đơn vị tư vấn thực hiện tiếp nhận bàn giao.
• Ý kiến của ông Ngọc Anh:
• HNNCC đã ra nghị quyết gia hạn hợp đồng vận hành 03 tháng, đề nghị nên kết hợp đầu bài thầu: đơn vị nào tham gia thầu thì sẽ cung cấp gói thầu tiếp nhận bàn giao cùng với BQT và mời đơn vị vận hành vào khảo sát sớm.
  • Nghị quyết
• Sau khi thảo luận, 100% thành viên BQT tham dự cuộc họp đồng ý và không có ý kiến nào khác với các nội dung thảo luận trên, trong đó:

+ Giao anh Kiên và chị Hương tìm đơn vị xây dựng dựng dự toán của gói thuê đơn vị tư vấn bàn giao.  Ngày 16/09 ông Kiên nộp bảng so sánh giá cho BQT xem xét kèm theo đề xuất lựa chọn đơn vị phù hợp trên cơ sở phối hợp về kỹ thuật cùng với bà Hương và tổ kỹ thuật.

+ Giao tổ pháp lý soạn và ngày 12/09/2023 phát hành công văn gửi cho Công ty TNPM về việc không gia hạn hợp đồng sau ngày 30/10/2023 theo như nghị quyết của HNNCC đã thông qua ngày 25/06/2023 và việc phối hợp với BQT trong việc khảo sát các công việc liên quan đến quản lý và vận hành nhà chung cư.

+ Giao tổ pháp lý soạn phát hành thư mời cho các Đơn vị vận hành vào khảo sát và tư vấn cho BQT về các hạng mục triển khai có liên quan đến quản lý và vận hành nhà chung cư.

III. KẾT LUẬN

Biên bản này được lập xong hồi 23:15 cùng ngày, gồm 08 (tám) trang được lập thành 02 (hai) bản bằng tiếng Việt và lưu tại Văn phòng BQTS. Biên bản đã đươc đọc lại cho tất cả các thành viên dự họp nghe, công nhận đúng nội dung và nhất trí ký tên dưới đây./.