Biên bản Họp Ban Quản trị (21/9/2023)

21/09/2023 Ban Quản trị Biên bản họp 0

Nội dung

  1. Kế hoạch chi tiền cho bảo trì trong 3 tháng tới & Kế hoạch đấu thầu tiền gửi
  2. Mời khảo sát và kế hoạch đấu thầu dịch vụ QLVH
  3. Triển khai thực tế chương trình trung thu

Tải file PDF: 2023 09 21_BBH_BQT

BIÊN BẢN HỌP BAN QUẢN TRỊ

  • Thời gian họp: Vào lúc 20:15
  • Địa điểm: Phòng sinh hoạt cộng động Tòa S4
  1. Thành phần tham dự:
* Ban Quản trị:  
1.       Bà Phùng Thị An Trinh Trưởng ban (S2) – Chủ trì cuộc họp
2.       Ông Lê Trung Kiên Phó ban (S3) – vắng mặt
3.       Ông Hà Đăng Sáng Phó ban (CĐT)
4.       Bà Đậu Thị Thùy Hương Thành viên (S1)
5.       Bà Trần Thị Hồng Hạnh Thành viên (S1)
6.       Ông Trịnh Quang Vũ Thành viên (S1)
7.       Bà Đoàn Thị Quỳnh Thành viên (S2) – Thư ký
8.       Bà Phạm Thị Dung Thành viên (S3)
9.       Ông Đoàn Thế Điệp Thành viên (S4)
10.    Bà Vũ Thu Nga Thành viên (S4)
11.    Ông Đào Ngọc Anh Thành viên (S5)
12.    Ông Nguyễn Đình Tám Thành viên (S5) – vắng mặt
13.    Ông Vũ Văn Tuyên Thành viên (S5) – Ủy quyền ông Ngọc Anh
* Ban Kiểm soát:
14.    Ông Bùi Ngọc Long Trưởng ban
15.    Ông Nguyễn Thành Vinh Phó ban
16.    Bà Quách Lan Hương Thành viên  – Ủy quyền ông Vinh
17.    Ông Nguyễn Văn Thành Thành viên – Ủy quyền ông Vinh
18.    Ông Nguyễn Xuân Thành Thành viên – Ủy quyền ông Vinh

Tổng số thành viên BQT tham dự: 11/13 thành viên BQT chiếm 84.6%

  1. NỘI DUNG THẢO LUẬN:
  2. Kế hoạch chi tiền cho bảo trì trong 3 tháng tới & Kế hoạch đấu thầu tiền gửi:
    • Kiên báo cáo: gửi qua email
  • Số dư Quỹ Bảo trì tạm tính đến ngày 04/10/2023 (ngày của HĐTG 145 tỷ đến hạn):232.600.934 đồng (Một trăm bảy mươi tỷ, hai trăm ba mươi hai triệu, sáu trăm nghìn, chín trăm ba mươi tư đồng). Thông tin cụ thể như sau
STT Tên quỹ Số dư Ghi chú
1 Tiền gửi tài khoản BIDV *66688          922.600.934

 
2 HĐTG BIDV Từ Liêm 10.000.000.000 12 tháng, lãi suất 8,2%/năm

Thời hạn gửi từ 04/04/2023 đến 03/04/2024
3 HĐTG BIDV Ba Đình

Lãi dự thu đến 03/10/2023

 145.000.000.000

11.310.000.000

 12 tháng, lãi suất 7,8%/năm

Thời hạn gửi từ 03/10/2022 đến 03/10/2023
4 HĐTG BIDV Ba Đình 3.000.000.000 1 tháng, lãi suất 5,5%/năm

Thời hạn gửi từ 03/10/2022 đến 03/10/2023 (tự động đáo hạn mỗi tháng một lần)
  Tổng cộng 170.232.600.934  

 

  • Phương án thực hiện:
STT Căn cứ thực hiện Vướng mắc Đề xuất
1 Mục 9.5.1. Lựa chọn ngân hàng đối với Tài Khoản Quỹ, Hợp Đồng Tiền Gửi

Nhóm ngân hàng lựa chọn gửi là một trong các ngân hàng:

a.  Là một trong 06 Ngân hàng hàng đầu của Việt Nam được xếp hạng Tổ chức tín dụng dựa trên:

–    Nguyên tắc xếp hạng tổ chức tín dụng được quy định cụ thể tại Điều 4 Thông tư 52/2018/TT-NHNN.

–    Điều 6 Thông tư 52/2018/TT-NHNN quy định tiêu chí xếp hạng.

b.  Đảm bảo có tối thiểu 04 Ngân hàng nhà nước và 02 Ngân hàng thương mại cổ phần tư nhân. Ưu tiên lựa chọn các ngân hàng Nhà nước để đảm bảo tính ổn định và giảm thiểu rủi ro cho các khoản tiền gửi trích từ các Quỹ của Cư dân do BQT quản lý và vận hành.

 Thông tư 52 quy định tiêu chí xếp hạng nhưng NHNN không công bố danh mục xếp hạng vì vậy không thể lựa chọn đươc 6 TCTD hàng đầu vì không có danh mục để lựa chọn Chỉ thực hiện chào thầu đối với 4 ngân hàng TMCP nhà nước: Vietcombank, Vietinbank, BIDV, Agribank
2 Mục 9.5.2. Kỳ hạn và lãi suất:

a.      Ban Quản trị thành lập Hội đồng chào lãi suất (có đại diện của BKS và ít nhất mỗi khối nhà một cư dân tham gia (nếu có) và quyết định kỳ hạn gửi tiền trên theo khoản 9.5.3 của Quy chế này và ngân hàng gửi tiền có tiêu chí lãi suất + các khoản tài trợ bằng tiền của Ngân hàng cao nhất trong nhóm Ngân hàng đủ điều kiện tại Điều 9.5.1.

b.     Trong trường hợp hai ngân hàng bằng nhau thì lựa chọn tiêu chí phụ theo tiêu chí của thông báo mời chào lãi suất của hội đồng.

 –        BQT gửi thông báo rộng rãi tới cư dân về việc chào thầu tiền gửi và kêu gọi cư dân tham gia theo quy chế (ít nhất mỗi khối nhà 1 cư dân tham gia (nếu có))
3 Mục 9.5.3. Tỷ lệ phân bổ tiền giữa Tài khoản Tiền gửi và Tài khoản Quỹ sẽ do Ban Quản trị quyết định, điều tiết linh hoạt căn cứ trên nguồn quỹ và dự trù kinh phí bảo trì cần thiết, đảm bảo khả năng hoạt động của Quỹ Bảo trì ở mức tối ưu nhất có thể. Tuy nhiên, phải đảm bảo trong đó kỳ hạn dưới 12 hoặc không kỳ hạn được phân bổ theo quan điểm sau:

–      Tổng Quỹ Bảo trì đến thời điểm hiện tại – (Dự toán kinh phí bảo trì được cư dân thông qua trong năm + 20% dự phòng để linh hoạt điều tiết xử lý các trường hợp đột xuất).

–      Số còn lại được gửi với kỳ hạn trên hoặc bằng 12 tháng nhằm có được lãi suất tốt nhất tài thời điểm đó.

 

 –        Tổng quỹ có thể đưa ra chào thầu = 145 tỷ+11,3 tỷ + 922tr = 157,2 tỷ

–        Dự toán KPBT được cư dân thông qua: 5,4 tỷ

–        20% dự phòng để linh hoạt = 5,4*20%= 1,08 tỷ

–        Số dư tiền gửi dưới 12 tháng hiện có: 3 tỷ

–        Số tiền có thể mang ra gửi trên 12 tháng = 157,2 – 5,4 – 1,08 + 3 = 153,72 tỷ

Làm tròn: 153 tỷ đồng.

–        Số tiền có thể mang ra gửi dưới 12 tháng = 157,2 – 153 = 4,2 tỷ

Số tiền này đề xuất gửi kỳ hạn 6 tháng quay vòng.
4 Thời gian thực hiện:

–        Gửi thông báo tới cư dân và tới các ngân hàng: 21/09/2023

–        Ngày cuối cùng nhận hồ sơ chào lãi suất là 19h ngày 02/10/2023.

–        20h ngày 2/10/2023 tiến hành chấm thầu và công bố kết quả trong ngày.

–        Ngày 03-04/10/2023: Tiến hành ký hợp đồng, nhận tiền gửi và chuyển tiền vào tài khoản tiền gửi.
5 Tiêu chí lựa chọn Ngân hàng gửi tiền:

–        Là hội sở hoặc các chi nhánh, phòng giao dịch huộc 1 trong 4 ngân hàng: Vietcombank, Vietinbank, BIDV, Agribank (Có đầy đủ bản sao công chứng giấy phép thành lập, quyết định bổ nhiệm người có thẩm quyền theo quy định của NHNN).

–        Có đầy đủ bản sao bảo hiểm tiền gửi theo quy định

–        Có lãi suất chào thầu cao nhất hoặc tổng tiền lãi cộng tiền tài trợ cho cư dân cao nhất.

 

  • Kế hoạch triển khai:
  • Bước 1: BQT thông báo rộng rãi tới cư dân về việc chào thầu tiền gửi và kêu gọi cư dân tham gia theo quy chế (ít nhất mỗi khối nhà 1 cư dân tham gia (nếu có)).
  • Bước 2: BQT gửi thông báo tới Ngân hàng đang mở tài khoản (có thể sử dụng chung mẫu thư chào tới cư dân)
  • Bước 4: Thành lập Hội đồng chào thầu tiền gửi trước ngày 25/09/2023, bao gồm:
    • Thành viên BQT
    • Thành viên BKS
    • Cư dân (nếu có)
  • Bước 5: Tiếp nhận hồ sơ dự thầu: Tại sảnh lễ tân tòa S4 chung cư Sapphire Goldmarkcity
  • Bước 6: Tổ chức mở thầu vào hồi 20h ngày 02/10/2023 và công bố kết quả
  • Bước 7: Gửi thông báo trúng thầu và yêu cầu đến ký hợp đồng.
    • Ý kiến của bà An Trinh:
  • Đề nghị ông Kiên thực hiện bảng biểu cân đối thu chi trên excel cho dễ hiểu hơn khi sử dụng con số kế toán thay vì dùng bảng word cho các lần sau.
  • Sau khi thảo luận bằng bảng cân đối thu chi số dự tính kế hoạch tiền gửi như sau:
Kỳ hạn Giá trị Ghi chú
6 tháng               3,000,000,000 Không quay vòng mà đáo hạn
1 tháng               2,000,000,000 Tự động quay vòng
TKTT                  517,317,209  
Bảo trì quý 4/2023               1,715,283,725 Để trong TKTT phục vụ bảo trì quý
HĐTG 12 tháng          153,000,000,000 Tính từ 05/10
     
Tổng          160,232,600,934  

 

  • Tiến độ tổ chức thầu Hợp đồng tiền gửi:
TT CÔNG VIỆC PHỤ TRÁCH BẮT ĐẦU KẾT THÚC NGÀY
1 HĐTG BIDV Ba Đình: 145 tỷ & 3 tỷ : Bảo trì 03/10/22 03/10/23 366
1.1 Ngày 4/10 hệ thống NH sẽ tự giải ngân trả về tài khoản *66688 Ms. Dung 04/10/2023 04/10/2023
1.2 Thông báo mời đăng ký tham gia tổ chào ls gói tiền gửi Ms. Quỳnh 22/09/23 25/09/23 4
1.3 Ban hành quyết định thành lập tổ thầu Ms. Nga 25/09/23 25/09/23 1
1.4 Thông báo và phát hành hồ sơ chào lãi suất & bán hồ sơ Ms. Nga 26/09/23 26/09/23 1
1.5 Chấm công bố đơn vị trúng chào lãi suất Tổ thầu 01/10/23 02/10/23 2
1.6 Thực hiện thủ tục ngân hàng Ms. Dung 03/10/23 04/10/23 2
1.7 Ký hợp đồng tiền gửi Ms. Dung 05/10/23 05/10/23 1

 

Ý kiến ông Vũ:

  • Lựa chọn ngân hàng: nên bổ sung thêm hai ngân hàng TMCP để tăng tính cạnh tranh vẫn đảm bảo quy định tiêu chí xếp hạng tại Điều 6 Thông tư 52/2018/TT-NHNN

+ Ngân hàng nhà nước: 4 ngân hàng TMCP nhà nước: Vietcombank, Vietinbank, BIDV, Agribank

+ Ngân hàng TMCP: MB bank

Nghị quyết:

  • Sau khi thảo luận, 100% thành viên BQT tham dự đồng ý với kế hoạch tiền gửi và tiến độ tiền gửi phân bổ như nội dung thảo luận và không có thắc mắc hay ý kiến nào khác như sau:
  • Kỳ hạn tiền gửi:
Kỳ hạn Giá trị Ghi chú
6 tháng               3,000,000,000 Không quay vòng mà đáo hạn
1 tháng               2,000,000,000 Tự động quay vòng
TKTT                  517,317,209  
Bảo trì quý 4/2023               1,715,283,725 Để trong TKTT phục vụ bảo trì quý
HĐTG 12 tháng          153,000,000,000 Tính từ 05/10
Tổng          160,232,600,934  

 

  • Lựa chọn 5 ngân hàng: Vietcombank, Vietinbank, BIDV, Agribank, MB bank

 

  1. Mời khảo sát và kế hoạch đấu thầu dịch vụ QLVH
    • Công văn mời các ĐVVH vào khảo sát và giới thiệu phương án:
      • Đã phát hành ngày 20/09
    • Ngày 21/09 đã thực hiện gửi email tới các Đơn vị quản lý vận hành như sau:
TT Tên đơn vị Địa chỉ Tên tắt Email
1 Công ty TNHH Aden Services Việt Nam Tầng 9, tòa nhà Coalimex, số 33 Tràng Thi, Hoàn Kiếm, Hà Nội Aden info.vietnam@adenservices.com
2 Công ty CP Đầu tư và Quản lý bất động sản TN Property
Management		 Tầng 25, tòa tháp A số 54A Nguyễn Chí Thanh, Đống Đa, Hà Nội TNPM bql-gmcs@tnpm.com.vn
3 Công ty CP dịch vụ quản lý tài sản và đầu tư Asahi Japan Tầng 18 tòa nhà Center Building, số 1 Nguyễn Huy Tưởng,
Thanh Xuân, Hà Nội		 Asahi info@asahijapan.com
4 Công ty TNHH Liên Thái Bình Tầng lửng tòa nhà văn phòng K3B, ngõ 6A phố Thành Công, Ba
Đình,		 PAN hanoi@panservices.vn
5 Công ty CP Quản lý vận hành & khai thác bất động sản Geleximco Số 234 Phạm Văn Đồng, Bắc Từ Liêm, Hà Nội PME info@geleximco.vn
6 Công ty quản lý và khai thác tòa nhà VNPT Toà nhà VNPT số 57 phố Huỳnh Thúc Kháng, Phường Láng Hạ, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội, Việt Nam PMC pmc@vnpt.vn
7 Công Ty TNHH Savills Việt Nam Tầng 21 Tòa Lotte Center, 54 Liễu Giai, Phường Cống Vị, Quận Ba Đình Savills VKieuHanh@savills.com.vn
8 Giới thiệu Công ty CP Quản lý và Khai thác Tài sản PSA Tầng 15 toà nhà VPI, 167 phố Trung Kính, P. Yên Hòa, Q. Cầu Giấy, TP. Hà Nội PSA psa@psa.vn
9 Công ty Cổ phần VISAHO Tầng 12A, tòa nhà VIGLACERA, số 1 Đại lộ Thăng Long, quận Nam Từ Liêm, Hà Nội VISAHO info@visaho.vn

 

 

  • Tiến độ lập đầu bài thầu:
  1. Tiến độ:
TT CÔNG VIỆC PHỤ TRÁCH TÌNH TRẠNG BẮT ĐẦU KẾT THÚC SỐ NGÀY
1 KẾ HOẠCH ĐẤU THẦU QUẢN LÝ VẬN HÀNH 22/09/23 21/10/23 30
1.1 Khảo sát thực tế BQT 21/09/23 01/10/23 11
1.2 Trình bày phương án vận hành Nhà thầu 02/10/23 07/10/23 6
1.3 Thông báo mời đăng ký tham gia tổ thầu Ms. Quỳnh 22/09/23 25/09/23 4
1.4 Ban hành quyết định thành lập tổ thầu Ms. Nga 26/09/23 26/09/23 1
1.5 Chốt đầu bài thầu Tổ thầu 26/09/23 01/10/2023 6
1.6 Phát hành và bán hồ sơ chào thầu Ms. Nga Hồ sơ: 5tr/bộ
Giá trị bảo lãnh: 1 tỷ
Thời hạn: 90 ngày		 02/10/23 15/10/23 14
1.7 Mở thầu: 09:00 Chủ nhật 15/10/23 15/10/23 1
1.8 Chấm công bố đơn vị trúng thầu 21/10/23 21/10/23 1

 

  1. Thuê đơn vị tư vấn lập hồ sơ mời thầu và đánh giá hồ sơ dự thầu:
    • Dự kiến 15.000.000 – 20.000.000 VNĐ/gói.
    • Trích tiền từ việc bán các loại hồ sơ mời thầu. Nếu thiếu sẽ chi từ khoản quỹ vận hành của BQT.
    • Lựa chọn đơn vị: chỉ định đơn vị có năng lực về hoạt động xây dựng và tư vấn đấu thầu hạng 3 trở lên.
  • Nghị quyết:
    • Sau khi thảo luận, 100% thành viên BQT tham dự đồng ý và không có thắc mắc hay ý kiến nào khác với kế hoạch đấu thầu đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư như tiến độ nêu trên và nhất trí thuê đơn vị tư vấn lập hồ sơ mời thầu và đánh giá hồ sơ dự thầu.

 

  1. Triển khai thực tế chương trình trung thu
    • Sự kiện workshop: mỹ thuật

 

 

TT NỘI DUNG SỐ LƯỢNG ĐƠN GIÁ THÀNH TIỀN NHÀ CUNG CẤP PHỤ TRÁCH GHI CHÚ
1.       Chuyên gia 1 0 0 Họa sĩ Vân Anh (0977831333) Hạnh Trần Đã liên hệ
2.       Mặt nạ 100 chiếc 18.000 1.800.000 Mr Triệu Long (0904.969.607)

Cô giáo giới thiệu

 Tổ HCTH Không có HĐ à Bà Nga/Dung phụ trách
3.       Màu Arclilic 2 bộ 700.000 1.400.000   Tổ HCTH Nhà sách
4.       Cọ vẽ 50 bộ 30.000 1.500.000   Tổ HCTH Nhà sách
5.       Cây đũa thần

(Dự trù mua thêm để các cháu không đăng ký vẫn có thể tham gia)

 

 100 cái 10.000  1.000.000 https://www.facebook.com/Delarchi.giacmodochoiViet/

0386.616.994

 Tổ HCTH Cây đũa thần có các hình: mặt trăng, cá chép, trái tim, ngôi sao, thỏ.

 

Lấy lẻ 15k/1 cây,

>50 cây giá 12k,

>100 cây giá 10k,

>200 cây giá 9k,

 
6.       Nước uống       BQT Tổ HCTH  
7.       Standee            
8.       Hoa Quả trang trí mâm cỗ trung thu       Xin tài trợ từ các Siêu thị trong khu Tổ HCTH Chưa liên hệ
9.       Photobooth       Photobooth4u.vn@gmail.com 0904117072 Tổ HCTH Cân đối chi phí nếu có đủ thì đặt

 

PHOTOBOOTH4U    

Giải pháp toàn diện chụp hình tương tác, in ảnh lấy liền, chia sẻ ảnh tức thời: #PhotoBooth #InstantPhoto#GIF #Boomerang #SlowMo #GreenScreen (#Chromakey)

ĐẶT LỊCH: Photobooth4u.vn@gmail.com 📞(+84) 904117072 (WhatsApp/Viber/Zalo)

360: 360° VIDEO BOOTH, 360° PHOTO BOOTH, 360° SLOW MOTION

– Hệ thống quay 360° xuất video dạng mp4

– Có chức năng: slow motion, lồng nhạc nền, logo overlay xuất file trong vòng 45 giây.

– Có thể thêm các hiệu ứng nâng cao: chromakey (tách phông),

– Khách lấy file bằng cách scan QR code, gửi email

Mô tả ĐVT Giá Demo
PHOTO BOOTH CHỤP IN ẢNH LẤY NGAY TƯƠNG TÁC 1 CHẠM:

 

Photo Booth cơ bản Compact  1h:

 

Bao gồm vận chuyển, setup, vận hành in ảnh không giới hạn 1h. Màn hình Touch 12,5 inch, máy in ảnh tốc độ cao Japan, 1 nhân sự. Cỡ ảnh tiêu chuẩn 10x15cm ( các cỡ khác vui lòng liên hệ  7,6×10,2cm, 5,1×15,2cm film strip…)

Phí phát sinh nếu có

 gói

 

 

 

 

Giờ

 3.500.000 vnđ

 

 

 

 

 

 

 

1.500.000 vnđ/h
Photo Booth cơ bản Compact  2h:

 

Bao gồm vận chuyển, setup, vận hành in ảnh không giới hạn 2h. Màn hình Touch 12,5 inch, máy in ảnh tốc độ cao Japan, 1 nhân sự. Cỡ ảnh tiêu chuẩn 10x15cm ( các cỡ khác vui lòng liên hệ  7,6×10,2cm, 5,1×15,2cm film strip…)

 

Phí phát sinh nếu có

 gói

 

 

 

 

 

 

giờ

 4.500.000 vnđ

 

 

 

 

 

 

1.500.000 vnđ/h
Photo Booth cơ bản Compact Activation  4h:

 

Bao gồm vận chuyển, setup, vận hành tối đa 200 ảnh 10x15cm 4h. Màn hình Touch 12,5 inch, máy in ảnh tốc độ cao Japan, 1 nhân sự. Cỡ ảnh tiêu chuẩn 10x15cm ( các cỡ khác vui lòng liên hệ  7,6×10,2cm, 5,1×15,2cm film strip…)

 

( Phù hợp cho sự kiện Activation)

 

 

Phí phát sinh nếu có

 gói 5.000.000 vnđ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

8.000 vnđ/ ảnh

 III. KẾT LUẬN

Biên bản này được lập xong hồi 22:30 cùng ngày, gồm 11 (mười một) trang được lập thành 02 (hai) bản bằng tiếng Việt và lưu tại Văn phòng BQTS. Biên bản đã đươc đọc lại cho tất cả các thành viên dự họp nghe, không có ý kiến nào khác và công nhận đúng nội dung đồng thời nhất trí ký tên dưới đây./.

 

 

Hãy bình luận đầu tiên

Để lại một phản hồi

Thư điện tử của bạn sẽ không được hiện thị công khai.


*