BIÊN BẢN HỌP BAN QUẢN TRỊ
- Thời gian họp: Vào lúc 20:30 ngày 28.9.2023
- Địa điểm: Phòng sinh hoạt cộng động Tòa S4
- Thành phần tham dự:
| * Ban Quản trị: | ||
| 1. | Bà Phùng Thị An Trinh | Trưởng ban (S2) – Chủ trì cuộc họp |
| 2. | Ông Lê Trung Kiên | Phó ban (S3) |
| 3. | Ông Hà Đăng Sáng | Phó ban (CĐT) – Ủy quyền cho ông Nguyễn Ngọc Ánh. |
| 4. | Bà Đậu Thị Thùy Hương | Thành viên (S1) |
| 5. | Bà Trần Thị Hồng Hạnh | Thành viên (S1) |
| 6. | Ông Trịnh Quang Vũ | Thành viên (S1) |
| 7. | Bà Đoàn Thị Quỳnh | Thành viên (S2) |
| 8. | Bà Phạm Thị Dung | Thành viên (S3) – Ủy quyền ông Kiên |
| 9. | Ông Đoàn Thế Điệp | Thành viên (S4) |
| 10. | Bà Vũ Thu Nga | Thành viên (S4) |
| 11. | Ông Đào Ngọc Anh | Thành viên (S5) |
| 12. | Ông Nguyễn Đình Tám | Thành viên (S5) |
| 13. | Ông Vũ Văn Tuyên | Thành viên (S5) |
| * Ban Kiểm soát: | ||
| 14. | Ông Bùi Ngọc Long | Trưởng ban – vắng mặt |
| 15. | Ông Nguyễn Thành Vinh | Phó ban |
| 16. | Bà Quách Lan Hương | Thành viên – vắng mặt |
| 17. | Ông Nguyễn Văn Thành | Thành viên – vắng mặt |
| 18. | Ông Nguyễn Xuân Thành | Thành viên – vắng mặt |
| * Cư dân tham gia tổ thầu: | ||
| 19. | Trần Văn Lâm | Cư dân tòa S3 |
Tổng số thành viên BQT tham dự: 13/13 thành viên BQT chiếm 100%
- NỘI DUNG THẢO LUẬN:
- Đấu thầu bảo trì thang máy
- Không có 4 thành viên BQT vào trong nhóm tổ thầu:
- Việc đưa thiếu thành viên là lỗi của tập thể:
- Không có 4 thành viên BQT vào trong nhóm tổ thầu:
+ Bà Nga: Chủ tịch hội đồng thầu thiếu sót trong việc không đưa đủ thành viên
+ Các tổ trưởng không rà soát thành viên của tổ mình
+ Bà An Trinh trưởng ban: không rà soát lại thành viên đã đầy đủ hay chưa?
- Báo cáo kết quả đánh giá hồ sơ đề xuất kỹ thuật: bà An Trinh đã quên không đưa ra trong buổi họp BQT ngày 21/09/2023 đến ngày 25/09/2023 khi bà Nga yêu cầu gửi lại để gửi nhà thầu thì mới phát hiện ra.
- Việc đánh giá hồ sơ kỹ thuật dự thầu:
- Khi đánh giá hồ sơ thì các nhà thầu không hợp lệ, vì vậy nên không có bước tiếp theo về việc chấm thầu theo danh mục chấm của kỹ thuật.
- Không có hiện tượng thông thầu trong tổ thầu.
- Căn cứ theo Mục 1 Điều 17 Luật Đấu thầu 2013 thì các trường hợp hủy thầu có trường hợp như sau: “Tất cả hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất không đáp ứng được các yêu cầu của hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu.”
- Vì vậy, bắt buộc phải hủy gói thầu bảo trì thang máy.
- Ra thông báo hủy thầu:
- Ông Ngọc yêu cầu mời cả tổ thầu phải họp lại, tập thể tổ thầu họp lại và đánh giá việc pháp lý của việc hủy thầu đã đúng hay chưa?
- Khi chấm thầu: chỉ có ông Vinh – ông Điệp và ông Lâm chấm thầu. Còn ông Kiên và ông Ngọc Anh không hề chấm thầu và gửi báo cáo chấm thầu mặc dù cả ông Kiên và ông Ngọc đem hồ sơ kỹ thuật về.
- Nghị quyết:
- Thiếu thành viên:
- 12/13 thành viên tham dự họp lập biên bản về việc thiếu thành viên tổ thầu và việc họp về việc hủy thầu lúc 18:00 ngày 21/09 và 01 phiếu trống
- Có tiến hành mở thầu đối với các hồ sơ đã nộp:
- 100% thành viên tham gia họp đồng ý.
- Tiến hành mở thầu: mở vào 20:00 thứ 01/10/2023
- Bà Nga xin thôi vị trí tổ trưởng tổ pháp lý:
Các đề cử thay thế bà Nga:
- Đề cử ông Tuyên: ông Tuyên từ chối;
- Đề cử ông Điệp: ông Điệp từ chối;
- Đề cử Bà Hạnh: bà Hạnh từ chối.
Nghị quyết: 12/13 phiếu không đồng ý và không có ý kiến hay thắc mắc gì khác. 01 phiếu trống. Đề nghị bà Nga tiếp tục thực hiện nhiệm vụ theo sơ đồ tổ chức do BQT giao.
- Phân tách điện – nước với chủ đầu tư: tách camera B1 & B2 của oto và máy chủ carpaking:
Ý kiến của bà An Trinh:
- Hiện nay hầm B1 & 2: chưa có chứng minh và phân định chung riêng, và thiết kế đã được phê duyệt. Vì vậy việc tách camera B1 & B2 của ô tô xuống hầm là không hợp lý mà nên tập trung và một phòng điều hành.
Ý kiến của bà Hương:
- Khi nào CĐT chứng minh được chung riêng của chủ đầu tư thì mới tách camera B1 & B2 của tô tô về tầng hầm B1 – đặt tại phòng bên cạnh ram dốc tòa S2.
Ý kiến của ông Ngọc Ánh (được ủy quyền bởi ông Hà Đăng sáng):
- Trong thiết kế không có phần carparking.
- Và bàn giao theo thiết kế bàn đầu carparking không có, CĐT khi vận hành lắp thêm.
Ý kiến của bà An Trinh:
- Việc bàn giao là theo bản vẽ hoàn công theo thông tư 06 của BXD.
- Vậy việc bàn giao là theo bản vẽ thiết kế hay là hoàn công?
- Việc phân định chung riêng chưa có thì không thể dỡ ra.
Ý kiến của ông Ngọc Ánh:
- Đề nghị bố trí họp riêng với BQT cùng CĐT.
Nghị quyết:
- 12/13 phiếu không đồng ý tách màn hình và hệ thống camera cùng hệ thống vận hành carparking xuống hầm B1. Ra công văn đề nghị CĐT chứng minh bằng bản vẽ hoàn công theo thông tư 06 về hầm xe ô tô B1, B2.
- 01 phiếu đồng ý.
- Ghi nhận vấn đề bảo hiểm hoàn trả nếu TNPM không tiếp tục làm:
TNPM đề nghị hoàn trả 2 tháng tiền bảo hiểm PCCN của nhà chung cư trong trường hợp TNPM không tiếp tục vận hành từ tháng 11/2023.
Nghị quyết:
100% thành viên BQT đồng ý và không có ý kiến hay thắc mắc gì khác sẽ hoàn trả tiền bảo hiểm theo thời gian chấm dứt hợp đồng QLVH
- Trung thu
- Căn cứ vào dự toán 40 triệu mua quà trung thu cho các con. Quà cho các con được mua với giá trị 30.000 đồng/suất với số lượng 1.650 (mua dư 100 suất).
- Tuy nhiên hiện nay các tòa vẫn tiếp tục đăng ký hoặc đăng ký bổ sung trong ngày 28/09 mặc dù đã ngừng tiếp nhận.
- Gia hạn đăng ký thêm cho các căn hộ chưa đăng ký: 24 giờ ngày 29/09 và sẽ phát quà sau do chưa chuẩn bị.
- Trường hợp không mua được như cũ thì chuyển quà khác với giá tương đương 30.000đ/suất.
Nghị quyết:
- 100% thành viên BQT đồng ý và không có ý kiến hay thắc mắc gì khác với nội dung thảo luận trên.
+ Gia hạn đăng ký thêm cho các căn hộ chưa đăng ký: 24 giờ ngày 29/09 và sẽ phát quà sau do chưa chuẩn bị.
+ Trường hợp không mua được như cũ thì chuyển quà khác với giá tương đương.
III. KẾT LUẬN
Biên bản này được lập xong hồi 22:45 cùng ngày, gồm 4 (bốn) trang được lập thành 02 (hai) bản bằng tiếng Việt và lưu tại Văn phòng BQTS. Biên bản đã đươc đọc lại cho tất cả các thành viên dự họp nghe, không có ý kiến nào khác và công nhận đúng nội dung đồng thời nhất trí ký tên dưới đây./.
Để lại một phản hồi