Tải file PDF >>> Biên bản họp giao ban tháng 3.2024 BQT-BQLTN
| BAN QUẢN TRỊ NHÀ CHUNG CƯ SAPPHIRE – KĐT GOLDMARK CITY
Số: …./2024/BBH-BQTS/NK02 |
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Hà Nội, ngày 12 tháng 3 năm 2024 |
BIÊN BẢN HỌP
BAN QUẢN TRỊ, BAN QUẢN LÝ, NHÀ THẦU THANG MÁY
V/v: Họp các vấn đề liên quan đến thang máy tại Tòa nhà và giao ban định kỳ tháng về công tác Quản lý vận hành tháng 02/2024, các tồn tại và kế hoạch tháng 3/2024
- Thời gian họp : Vào lúc 19:30
- Địa điểm : Phòng SHCĐ – Tòa S4
- THÀNH PHẦN THAM DỰ
- Đại diện Ban Quản trị Nhà chung cư Khu Sapphire:
Bà Phùng Thị An Trinh Trưởng BQT
Ông Lê Trung Kiên Phó BQT
Ông Vũ Văn Tuyên Thành viên BQT Tòa S5
Ông Đào Ngọc Anh Thành viên BQT Tòa S5
Ông Nguyễn Đình Tám Thành viên BQT tòa S5
Bà Trần Thị Hồng Hạnh Thành viên BQT Tòa S1
Ông Đoàn Thế Điệp Thành viên BQT tòa S4
- Đại diện BQLTNTN:
Ông: Lê Phúc Lợi Giám đốc BQLTN
Bà: Trần Thị Hải Bộ phận CSCD – thư ký
Ông: Đỗ Đức Diện Phụ trách kỹ thuật
Ông Mai Văn Trung Bộ phận Giám sát dịch vụ
Ông: Vũ Ngọc Hồng Bộ phận An ninh
Ông Lê Hữu Đàm Bộ phận Vệ sinh
- Đại diện Nhà thầu thang máy:
Ông Hiếu Nhà thầu thang máy
Ông Đỗ Thanh Nhà thầu thang máy
- NỘI DUNG HỌP:
– BQLTN, BQT và nhà thầu thang máy họp về các vấn đề liên quan đến tình trạng thang máy tại Tòa nhà.
– BQT, BQL họp định kỳ về chất lượng dịch vụ trong tháng 2/2024, các công việc tồn đọng, báo cáo đề xuất trong tháng 3/2024 (nếu có) tại khu Sapphire – TNR Goldmark City.
- HỌP VỀ CÁC VẤN ĐỀ LIÊN QUAN ĐẾN THANG MÁY:
Ý kiến BQLTN:
- Một số công việc nhà thầu thực hiện tại dự án chưa báo cho BQL nắm thông tin phối hợp và bộ phận An ninh kiểm soát trong thời gian thực hiện. Đề nghị nhà thầu kịp thời và phối hợp với bộ phận kỹ thuật và các bộ phận liên quan để xử lý công việc nhanh và hiệu quả.
- Tình trạng thang máy S2, S4, D: Thời gian gần đây hay bị lỗi tầng, lỗi thang, bỏ thang. Đề nghị nhà thầu thang máy có phương án, nhân sự có chuyên môn sâu để xử lý triệt để các tình trạng này.
- Vật tư thay thế: Sau khi thay thế nhà thầu thang máy phải có biên bản bàn giao vật tư thiết bị (bao gồm thông số, ngày thay, có túi nilon đựng để thuận tiện việc lưu kho kiểm soát sau này). Vật tư nhỏ cũng vẫn phải có biên bản thay thế gửi cho BQL.
- Nhân sự kỹ thuật để phối hợp với nhà thầu thang máy: BQL có các nhân sự chuyên ngành riêng các mảng chuyên sâu, đối với các ca là hành chính có nhiều nhân sự và các nhân sự có chuyên môn hơn ca tối và chiều. Nhà thầu nắm thông tin và chủ động phối hợp công việc.
- Kho để đồ cho nhà thầu mượn: BQL sẽ bàn giao cho nhà thầu mượn 01 kho trước ngày 15/3/24.
- Đường telephone thang máy: Hiện nay đang bất cập vì các tòa độc lập (mỗi tòa có 01 phòng cam kiểm soát riêng), đề nghị nhà thầu nghiên cứu phương án đưa về các phòng cam tại các tòa.
Ý kiến Nhà thầu thang máy CONI:
- Các vấn đề thay thế vật tư nhỏ: Sau khi thay thế vật tư xong sẽ ghi vào sổ, có xác nhận của kỹ thuật (các vật tư nhỏ này nằm trong gói bảo trì thang với BQT).
- Kho để đồ thiết bị: Nhà thần xin phép BQL bố trí cho mượn 01 kho để nhà thầu để đồ.
- Đường telephone thang máy: Nhà thầu nghiên cứu và báo lại cho BQL.
- Tín hiệu báo mở thang khi dừng đến tầng: Nhà thầu sẽ kiểm tra lại tình trạng thực tế và báo cáo lại BQT, BQL.
- Chia sẻ file theo dõi lịch sử: Nhà thầu sẽ thực hiện chia sẻ cho BQL để cùng theo dõi.
- Một thang máy có mấy buni? có 3 cái (đối trọng, buni nóc cabin, boni chính (buni máy kéo).
- Các lỗi thang thời gian vừa rồi gặp phải: Nhà thầu theo dõi, kiểm soát để không xảy ra các tình trạng tương tự.
Ý kiến BQT:
- BQL cho biết các vấn đề về thang máy có nhân sự nào chuyên để kiểm soát, giám sát với nhà thầu thang máy.
- Sự việc xảy ra lỗi thang của tòa S2, S4, D vừa qua: tình trạng xảy ra liên tục và lỗi cùng lúc? Tại sao lại bị lỗi cùng lúc? Nhà thầu có phòng ngừa gì không? BQL phối hợp với Nhà thầu để kiểm tra đánh giá và nhà thầu báo cáo BQT. Thống kê lại các lỗi để kiểm soát tình trạng, đưa ra giải pháp để khắc phục hạn chế tối đa lỗi nhỏ gây ra.
- Khi thang bị dừng không bên nào theo dõi thời lượng bao nhiêu lâu, không có biên bản. Đề nghị BQL theo dõi checklist, trong biên bản thể hiện rõ thời gian thang bị dừng là bao lâu, lý do bị dừng.
- Ngày 1/1/24 thang dừng với lý do nhân viên nghỉ lễ, không có thiết bị để thay, đề nghị xem lại việc này bố trí nhân sự cho hợp lý.
- Sau khi thang máy bị dừng, nhân viên nhà thầu phải phối hợp với kỹ thuật BQL kiểm tra và phải giải thích cho cư dân về tình trạng sau khi thang bị dừng.
- Thay thế vật tư thang máy nhà thầu bắt buộc phải có biên bản bàn giao thiết bị (cho vào túi nilon, thiết bị nhỏ ghi vào sổ và có xác nhận của kỹ thuật BQL.
- Thanh lý thiết bị sau khi thay thế: Định kỳ 02 tháng: BQL, BQT cùng kiểm tra, và thanh lý các vật tư.
- Tầng mái của các buồng thang: Nhà thầu lắp cam để kiểm soát việc ra vào.
- Các biên bản sự vụ liên quan đến tình trạng thang máy tại các Tòa: Các lỗi thang máy đều phải được ghi nhận bằng biên bản, và theo dõi check chéo 2 bên (nhà thầu +kỹ thuật). Đề nghị nhà thầu chia sẻ lịch sử hoạt động của thang cho kỹ thuật xem 2 bên theo dõi có thực hiện đúng, đủ không.
- Kế hoạch bảo trì: Đề nghị nhà thầu gửi bản cứng lịch bảo trì hàng tháng cho BQT và BQL.
- Tín hiệu báo mở thang khi dừng tầng: Đề nghị nhà thầu xem lại và có báo cáo cụ thể với BQT, BQL.
- Một thang máy có mấy buni? Máy kéo, buni phụ dùng để dẫn hướng cáp, buni đối trọng (không bao giờ phải thay), buni cabin. Đối trọng và cabin nằm trong gói bảo trì. Buni máy kéo buni phụ dùng để dẫn hướng cáp.
- Các vấn đề liên quan đến hệ thống điện trong thang: Đề nghị nhà thầu kịp thời phối hợp với kỹ thuật BQL để xử lý nhanh nhất có thể.
- HỌP VỀ CHẤT LƯỢNG DỊCH VỤ:
BQLTN báo cáo các vấn đề liên quan đến công tác quản lý vận hành tại dự án, tháng 1,2 gắn liền với tết Nguyên đán năm 2024, cụ thể:
Ý kiến BQLTN:
- BQL bố trí nhân sự các bộ phận theo đúng HĐQLVH, bố trí nhân sự trực trong dịp Tết Nguyên đán 2024 đảm bảo.
- Đảm bảo công tác An ninh trật tự và công tác phòng cháy chữa cháy.
- Tổng vệ sinh môi trường, chỉnh trang, khánh tiết đảm bảo xanh, sạch, đẹp.
- Hỗ trợ Cư dân chuyển cây cảnh trước và sau tết.
- Tồn tại: An ninh chưa kiểm soát tốt tình trạng chó phóng uế, rọ mõm các khu vực công cộng, vẫn còn tình trạng nhân viên sử dụng điện thoại, không tập trung trong công vệc.
- Đang trong thời điểm giao mùa, BQL đang yêu cầu nhà thầu có phương án xử lý phát sinh.
- Thời tiết mưa kéo dài dẫn đến công tác vệ sinh bị ảnh hưởng.
- BQL tập trung kiểm soát, đào tạo để nâng cao chất lượng dịch vụ.
- Mảng kỹ thuật (camera, điện máy phát) đề nghị BQT xem xét để triển khai xử lý vì liên quan đến công tác vận hành khi có sự cố xảy ra (nếu có).
- Công việc bảo hành CĐT: Những lần phát sinh trước BQL đã chủ động phối hợp, đề nghị CĐT xử lý dứt điểm hết các phát sinh, tồn tại của dự án. Liên quan đến CV thông báo hết thời gian bảo hành CĐT, BQL đã truyền thông, kiểm tra kiểm soát tất cả tồn tại của dự án, tổng hợp và gửi BQT, kính đề nghị BQT hỗ trợ gửi CV tới CĐT để được xử lý kịp thời cho các Căn hộ và hạ tầng của dự án.
- Nhân sự BQL: Trong tháng 3 có sự biến động nhân sự các bộ phận, BQL đã chủ động tuyển nhân sự, đào tạo thay thế. Nguyên nhân do đầu năm cơ hội việc làm nhiều hơn, đến một vị trí cao hơn, hiện dự án không ổn định, liên tục gia hạn.
Ý kiến của Ban Quản trị:
- Các căn hộ bảo hành CĐT:
- Đối với tòa S1, S4, D hết hạn ngày 31/1/24. Tòa S2, S3 hết hạn 30/9/2024. Đề nghị BQL rà roát kỹ các khu vực chung bên ngoài (tầng, tòa) bằng biên bản trước ngày 30/3/24 (các lỗi đều phải ghi nhận riêng từng biên bản), tổng hợp danh sách (tòa S2, S3) gửi cho BQT.
- Kỹ thuật:
- Thấm ngấm tầng hầm B1 tòa S2: Đề nghị BQL làm việc với CĐT để xử lý, và báo cáo tiến độ thực hiện cho BQT.
- Thấm ngấm trạm biến áp tòa S3: Đề nghị BQL kiểm tra lại và khắc phục triệt để.
- Hạng mục Camera: sang tuần BQT sẽ phản hồi lại BQL trước 23/3/24
- Máy phát điện: Hiện nay BQT đã ký HĐ với nhà thầu để triển khai, BQT sẽ giao ắc quy cho BQL trước 23/3/24.
- Bảo trì PCCC trong căn hộ của nhà thầu đang triển khai tòa S1, S4: Đề nghị bộ phận kỹ thuật BQL kiểm soát, theo dõi nhà thầu thực hiện đúng, đủ theo quy trình, báo cáo cho BQT (tiến độ, cử nhân sự có kinh nghiệm để kiểm soát công việc và vật tư thay thế (đưa ra cảnh báo, ước lượng các vật tư cần phải thay thế, ước tính chi phí thực hiện)
- Đối với các công việc bảo trì: Đề nghị BQL cử nhân sự có chuyên môn phối hợp, kiểm soát công việc nhà thầu thực hiện tại dự án.
- Khuyến cáo PCCC quý 4/23: PCCC hiện tại đã có 3 Bên (BQT, nhà thầu, BQT) kiểm tra, vậy BQL báo cáo cụ thể lại cho BQT.
- Tủ báo cháy trung tâm ghi báo lỗi: BQL báo nhà thầu đã sửa chữa nhưng chưa thay thế vật tư. Tòa S1 hỏng 1 đầu báo khói đã sửa chưa?
- Loa hỏng 01 đầu báo khói tầng 10, 1nút nhần tầng 13, hệ thống cửa access không liên động. Tòa S4 hỏng 3 nút nhấn báo cháy, 02 đầu báo nhiệt. Tòa D lỗi 01 đầu báo khói tầng 3, bình tích áp hết áp cần bơm bổ sung. Hệ thống không được bảo trì, bảo dưỡng thường xuyên định kỳ ảnh hưởng đến công tác PCCC, thiết bị hỏng không thay thể ảnh hưởng đên công tác PCCC&CNCH.
- Tháng 11, BQT đã mua van giảm áp và các van hai chiều để thay thế cụm van giảm áp tầng 12A – tòa S2. Tại sao đến hôm nay 11/03/2024, BQLTN chưa thay thế 2 cụm van giảm áp này? Đề nghị BQL có phương án sớm.
- Căn hộ 4003 – tòa S1 phản ánh có tiếng ồn từ máy bơm trên mái è Kỹ thuật đã kiểm tra nguyên nhân chưa – có phương án khắc phục nào không?
- Khi nào Phòng Kỹ thuật và Vitech đưa ra báo giá cho việc quấn lại động cơ máy bơm chữa cháy và mua contactor của Quạt hút khói hành lang số 02 tòa S1? Đề nghị BQLTN tổng hợp đề xuất các báo giá để BQT phê duyệt, dự kiến BQLTN thực hiện trong 04 ngày 15-18/03/24? Bộ phận Kỹ thuật báo cáo việc gíam sát nhà thầu Vitech thực hiện bảo trì được tổng số bao nhiêu căn hộ?
- Các thiết bị sau khi thay thế của các nhà thầu bảo trì: Đề nghị BQL tổng hợp, BQT sẽ kiểm tra ngẫu nhiên và có biên bản ghi nhận.
- Khu vực thi công tầng 2 tòa D: Đề nghị BQL kiểm soát nghiêm việc thi công, người lạ ra vào khu vực.
- Báo cáo sự vụ:
- Gian hàng Nha khoa S4: Đề nghị BQL gửi lại hồ sơ cho BQT bao gồm: Công văn của gian hàng Nha khoa xin phép, và Hồ sơ được chấp thuận cho bên Nha khoa thi công của BQL và TTTM (có thời hạn chuyển hồ sơ nếu có). Nếu BQL không có hồ sơ trình BQT, tôi đề nghị BQL mời gian hàng Nha khoa họp với BQL, BQT, TTTM để thống nhất hoàn trả lại vườn hoa cho tòa S4 vào thứ 6 tuần tới (15/3/24)
- An ninh:
- Kiểm soát người lạ ra, vào tòa nhà: Đề nghị Bộ phận An ninh nghiêm khắc kiểm soát người lạ vào tòa nhà, đặc biệt là các người lạ vào không được sự đồng ý của cư dân và khách hàng.
- Nhân sự trực tại các vị trí: Yêu cầu kiểm soát các công việc đúng chức năng, nhiệm vụ đảm bảo an toàn cho cư dân.
- Vệ sinh:
- Đề nghị bộ phận vệ sinh hàng ngày thực hiện kiểm soát các thiết bị bóng điện hỏng, thiết bị hỏng các khu vực công cộng, hành lang để báo kịp thời cho bộ phận kỹ thuật thay thế.
- Cây xanh: Đề nghị BQL xem lại các khu vực có thể thay thế cây, hoa cho mới và hợp lý.
- Vấn đề khác:
- Nhân sự: Những nhân sự mới yêu cầu phải đáp ứng được công việc, hỗ trợ tốt nhanh các thủ tục cho cư dân.
- Phản hồi BQLTNTN:
- Kỹ thuật:
- Thấm ngấm trạm biến áp: BQL làm việc với CĐT để xử lý sớm và BQL đề nghị BQT đồng thời đốc thúc CĐT để thực hiện.
- Tủ báo cháy trung tâm ghi báo lỗi: Nhờ AC BQT tìm thêm nhà thầu để cùng đưa gia phương án, báo giá xử lý sớm nhất có thể.
- cụm van giảm áp tầng 12A – tòa S2: BQT đang đàm phán ký hợp đồng mua van theo chủng loại hiện trạng của tòa nhà để thay thế cho phù hợp.
- Căn hộ 4003 – tòa S1 phản ánh có tiếng ồn: Kỹ thuật đã kiểm tra và theo dõi tiếp.
- Các thiết bị bảo trì hỏng cần thay thế: Đề nghị BQT cử nhân sự cùng với Kỹ thuật để đi kiểm tra tình trạng, và phối hợp tìm các báo giá, thông số trước khi BQL trình BQT.
- An ninh:
- Ghi nhận các ý kiến BQT để điều chỉnh nhân viên phải thực hiện nghiêm công việc tại vị trí.
- Kiểm soát chặt về người lạ vào tòa nhà, khi không được sự cho phép của cư dân, khách hàng.
- Khác:
- Nha khoa: BQL liên hệ với gian hàng Nha khoa S4 đặt họp với BQT, TTTM, BQL vào ngày 15/3/24. BQL sẽ báo cáo lại lịch cụ thể cho BQT.
- BQL sẽ xem lại và lên phương án thay thế, bổ sung một số khu vực trồng hoa cho đẹp tại dự án.
- Thanh toán bảo hiểm cháy nổ bắt buộc kỳ 2 năm 2024 cho đơn vị bảo hiểm: BQL đã gửi công văn về thanh toán bảo hiểm kỳ 2 cho BQT ngày 11/3/24, đề nghị BQT phản hồi công văn trước ngày 15/3/24 để BQL có đủ cơ sở thực hiện thanh toán phí bảo hiểm cho đơn vị bảo hiểm đúng hạn, tránh gián đoạn.
III. KẾT LUẬN:
- Các Bên thống nhất các quy trình, công việc nội dung trên để xử lý tình trạng thang máy tại dự án.
- BQLTN ghi nhận các ý kiến đóng góp của BQT về công tác phục vụ dịch vụ trên và thực hiện các công việc theo thời hạn.
- BQT, BQL phối hợp triển khai xử lý các tồn tại của dự án để đảm bảo cảnh quan và tiện ích hơn.
Cuộc họp kết thúc vào hồi 22:00 cùng ngày. Biên bản này đã được đọc lại cho các bên và thống nhất không có thắc mắc hoặc ý kiến nào khác. Biên bản họp được lập thành (03) bản có giá trị như nhau. BQT giữ (01) bản, BQL giữ (01) bản, nhà thầu thang máy CONI (01 bản).
| BAN QUẢN TRỊ | BAN QUẢN LÝ TÒA NHÀ | NHÀ THẦU THANG MÁY |
Để lại một phản hồi