Biên bản họp giao ban tháng 1/2024 giữa BQT và BQL (09/01/2024)

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

 

BIÊN BẢN HỌP HỌP GIAO BAN THÁNG

Về công tác dịch vụ quản lý vận hành tháng 12/2023, tồn tại và kế hoạch tháng 01/2024

tại khu Sapphire Tòa nhà TNR Goldmark City

 

Hôm nay, vào hồi 19:30 ngày 09/01/2024 tại Phòng Sinh hoạt cộng đồng S4, Khu Sapphire Khu đô thị Goldmark City, chúng tôi gồm có:

1. THÀNH PHẦN THAM DỰ
2. Đại diện Ban Quản trị Nhà chung cư Khu Sapphire:

Bà Phùng Thị An Trinh                      Trưởng BQT

Ông Lê Trung Kiên                            Phó BQT

Ông Vũ Văn Tuyên                            Thành viên BQT Tòa D

Ông Đào Ngọc Anh                            Thành viên BQT Tòa D

Ông Nguyễn Đình Tám                      Thành viên BQT tòa D

Bà Đậu Thị Thùy Hương                    Thành viên BQT Tòa S1

Bà Trần Thị Hồng Hạnh                     Thành viên BQT Tòa S1

Ông Đoàn Thế Điệp                           Thành viên BQT tòa S4

Bà Vũ Thu Nga                                   Thành viên BQT Tòa S4

Bà Đoàn Thị Quỳnh                            Thành viên BQT Tòa S2

 

2. Đại diện BQLTN:

Ông: Lê Phúc Lợi                               Giám đốc BQL

Bà: Trần Thị Hải                                Bộ phận CSCD

Ông: Đỗ Đức Diện                             Phụ trách kỹ thuật

Ông Huỳnh Chí Hải                            Bộ phận Giám sát dịch vụ

Ông: Vũ Ngọc Hồng                           Bộ phận An ninh

Ông Lê Hữu Đàm                               Bộ phận Vệ sinh

 

1. NỘI DUNG HỌP:

BQL, BQT tiến hành triển khai họp về chất lượng dịch vụ trong tháng 12/2023, các công việc tồn đọng, báo cáo đề xuất trong tháng 01/2024 (nếu có) tại khu Sapphire – TNR Goldmark City. Cụ thể như sau:

1. Ban Quản lý Tòa nhà báo cáo các công việc triển khai thực hiện trong tháng, việc còn tồn đọng, và kế hoạch triển khai tiếp theo:

• Thay mặt CBNV BQL, cảm ơn các Anh Chị BQT trong suốt thời gian qua đã luôn luôn hỗ trợ cho BQL về công tác truyền thông tới Quý Cư dân về công tác quản lý vận hành. Những ý kiến đóng góp, góp ý của BQT giúp BQL điều chỉnh để nâng cao chất lượng dịch vụ cho Quý Cư dân.
• Về công tác quản lý vận hành: BQL vẫn đang kiểm soát các nhà thầu cung cấp dịch vụ đảm bảo, kịp thời xử lý các sự vụ phát sinh trong công tác quản lý vận hành. Báo cáo BQT các sự vụ phát sinh, xin ý kiến phối hợp, hỗ trợ (nếu có).
• Từ tháng 01/2024, BQL sẽ điều chỉnh và bổ sung các nội dung trong báo cáo theo phản ánh của BQT để kiểm soát các đầu mục được dễ dàng và tốt hơn.
• Tập trung các công tác bảo hành của CDT đối với các căn hộ như: Hạng mục gạch ốp nhà vệ sinh trong căn hộ, thấm ngấm bên trong căn hộ hoàn thành trước Tết âm lịch.
• Hỏng đầu đọc thẻ tòa S2: Hiện dang tạm thời chuyển từ phòng SHCĐ S2 xuống hầm B1 tòa S2, sau Tết âm lịch sẽ điều chỉnh lại. BQL xin báo cáo BQT nắm thông tin, xem xét phê duyệt chi phí thay thế hoặc sửa chữa.
• Tem xe: Dự kiến sau ngày 15/01/24 BQL sẽ truyền thông cư dân về việc nhận tem xe tại các sảnh lễ tân các Tòa, hướng dẫn cư dân về các khu vực đỗ xe đúng tòa theo quy định.
• Kế hoạch tổ chức Chợ Tết Sapphire cho cư dân: BQL đã truyền thông đến Quý Cư dân, và đang thực hiện theo nội dung trong thông báo.
• Trang trí Tết: BQL đang lên phương án về trang trí Tết cho cư dân, dự kiến ngày 15/12 âm lịch đặt cây Đào các sảnh và dán cửa kính các tòa.

2. Ý kiến của Ban Quản trị:

• Về công tác bàn giao: Đề nghị BQL rà soát, kiểm tra lại các hạng mục theo bản vẽ hoàn công liên quan đến bàn giao giữa CĐT cho BQT và đơn vị quản lý vận hành trong thời gian tới. Về việc này BQT sẽ có lịch mời CĐT để họp, BQL phối hợp hỗ trợ trong công tác bàn giao.
• Tại biên bản họp tháng 10/23 đề nghị BQL bàn giao cho BQT bộ chìa khóa các phòng kỹ thuật Tòa nhà, vậy khi nào BQL sẽ bàn giao cho BQT?
• Dán tem xe ô tô: Từ ngày 16/1/24 đề nghị BQL kiểm soát các phương tiện bằng tem xe đã phân biệt các Tòa, phải có thông báo truyền thông, hương dẫn cư dân về việc này.
• Đầu đọc thẻ Tòa S2: BQT sẽ xem xét để xử lý trước ngày 15/01/24.
• Liên quan đến các hạng mục kỹ thuật BQL trình BQT phải có đầy đủ các thông tin về thông số, model, thương hiệu, xuất sứ, báo giá,…
• Về các báo cáo hạng mục phát sinh: BQL phải có báo cáo cho BQT kịp thời bằng email, nhóm zalo và phải được phê duyệt từ BQT trên VB, Mail mới triển khai thực hiện.
• Các báo cáo về kỹ thuật: Đề xuất BQL có thể tạo link google, có checklist đầu việc để BQL có thể tiện theo dõi tiến độ công việc hoặc giải pháp khác có tính khả thi hơn.
• Căn cứ công văn số 95 ngày 25/12/23 CĐT gửi: BQT hiện chưa nhận được báo cáo đề xuất nào từ BQL.
• Nắp bể nước sinh hoạt: Đề nghị BQL xử lý sớm để đảm bảo nước sạch cho cư dân.
• Xe vô chủ: BQT không có trách nhiệm về các xe vô chủ, đề nghị BQL thực hiện theo các quy định của Pháp luật.
• Gian hàng Chợ Tết Sapphire: Đề nghị BQL chịu trách nhiệm kiểm soát, đảm bảo an ninh, an toàn, cứu hộ cứu nạn khi xảy ra (nếu có).
• Các trường hợp đỗ trong hầm (xe ô tô) đỗ sai slot: Đề nghị không thu tiền phạt, sau khi khóa bánh, lập biên bản, giữ xe trong vòng 24 tiếng để dăn đe, rút kinh nghiệm lần sau để chủ phương tiện không tái phạm( Truyền thông tới cư dân thực hiện cùng thời điểm triển khai dán tem phân định xe, khu vực đỗ tại các tòa)

2. Phản hồi BQLTN:

• Chìa khóa phòng kỹ thuật tòa nhà: BQL chuẩn bị và bàn giao cho BQT trước ngày 20/1/2024 (Đề nghị BQT làm việc với CĐT để nhận bàn giao kiểm đếm thiết bị và hệ thống)
• Tem xe ô tô: Từ 11/1/24-15/1/24: BQL triển khai truyền thông quý cư dân về việc bàn giao tem cho các chủ phương tiện tại các sảnh lễ tân tầng 1, từ ngày 16/1/24 BQL sẽ kiểm soát các phương tiện
• Các hạng mục liên quan đến kỹ thuật trước khi trình BQT: hoàn thiện đầy đủ các thông tin trước khi gửi BQT.
• Bể nước sinh hoạt: Tại thời điểm BQT có ý kiến bộ phận KT đã kiểm tra xử lý đảm bảo an toàn nguồn nước cung cấp tới Quý cư dân. Về kinh phí làm lắp bể BQL đang trình hỗ trợ và hoàn thành trước ngày 15/01/2024.
• Xe vô chủ: BQL đã truyền thông cư dân 4 lần qua các kênh, hiện BQL báo cáo chính quyền địa phương để được hướng dẫn các thủ tục tiếp theo, theo quy định Pháp luật.
• Các xe đỗ vi phạm: Trước mắt bộ phận AN tăng cường kiểm soát nhắc nhở trong thời gian tới, khi triển khai dán team và phân định khu vực đỗ theo tòa BQL truyển thông chung tới Quý cư dân nắm thông tin, đến 15/3/24 còn tình trạng cố tình đỗ sai lốt, sai tòa BQL từ chối dịch vụ 24 tiếng đối với các phương tiện đậu đỗ sai quy định.
• Kế hoach tổ chức Chợ Tết Sapphire vào 26,27,28/1/24: BQL cam kết đảm bảo an ninh, an toàn trong thời gian tổ chức, BQL rất mong nhận được sự hỗ trợ của BQT.

III. KẾT LUẬN:

• BQL ghi nhận các ý kiến đóng góp của BQT về công tác phục vụ dịch vụ trên và thực hiện các công việc theo thời hạn.
• BQT, BQL phối hợp triển khai xử lý các tồn tại của dự án để đảm bảo cảnh quan và tiện ích hơn.

Cuộc họp kết thúc vào hồi 21:30 cùng ngày. Biên bản này đã được đọc lại cho các bên và thống nhất không có thắc mắc hoặc ý kiến nào khác. Biên bản họp được lập thành (02) bản có giá trị như nhau. Ban Quản trị giữ (01) bản, BQLTN giữ (01) bản.

 

ĐẠI DIỆN BAN QUẢN TRỊ                               ĐẠI DIỆN  BAN QUẢN LÝ TÒA NHÀ