Biên bản họp Ban Quản trị 07/6/2024

Kính gửi Quý Cư dân,

Biên bản họp Ban Quản trị ngày 07/6/2024. Nội dung họp:

1. Đề xuất của BQLTN đối với hạng mục sửa cổng
2. Thay thế thiết bị PCCC
3. Lắp quạt tại hầm B1/B2 
4. Bồi dưỡng các tiết mục Văn nghệ chương trình Tết Thiếu Nhi 2024
5. Ký hợp đồng QLVH

Chi tiết xem thêm tại file PDF: BBH BQT 20240607

Trân trọng./.

III. Chi tiết thảo luận:

1. Đề xuất của BQLTN đối với hạng mục sửa cổng
   • Nội dung thảo luận:

• Ý kiến của bà An Trinh:
• Các báo giá của BQLTN đề xuất lên đều đang vượt quá giá trị 50tr nên đề nghị phát hành chào giá cạnh tranh cho hạng mục này.
• Các hạng mục thay thế thông số không rõ ràng.
• Ý kiến của ông Điệp:
• Xem xét lấy quỹ cộng đồng để tu sửa.
• Ý kiến của bà Thùy Hương:
• Đề nghị cung cấp chi tiết thông số kỹ thuật của các chi tiết sửa chữa.
• Đề nghị trích quỹ cộng đồng để sửa 

• Ý kiến của Ông Đào Ngọc Anh (trích từ group Zalo BQT-BKS): Về việc sửa cổng này tôi xin có ý kiến là không đồng ý vì:

+ Thứ nhất là số tiền quá cao.

+ Thứ 2: cổng này không có trong thiết kế nên BQT không có cơ sở để chi.

• Ý kiến của ông Điệp:
• Nên sửa vì không thể để cửa hỏng dẫn tới khi cần mở cổng khẩn cấp không mở được.
• Ý kiến của bà An Trinh:
• Nếu như BQT không có cơ sở để chi trả, vậy đề nghị BQT phải họp với BQLTN để có phương án đảm bảo an toàn cho các con khi vui chơi trong khu vực sân quảng trường nếu như không có cổng.
• Lý do không có cổng: nếu không sửa cổng thì bắt buộc phải gỡ bỏ, vì việc để cửa kéo bị kẹt dẫn tới khi cần cứu nạn cứu hộ hoặc liên quan đến PCCC dẫn tới làm chậm trễ công tác ứng cứu và xử lý trong tình huống khẩn cấp.
• Ý kiến bà Hạnh (trích từ group Zalo BQT-BKS):
• Em đề xuất lựa chọn loại khác. Nên đưa vào dự toán.
• Nếu thay thì tìm loại khác, chào giá, lập dự toán xin thông qua.
  • Nghị quyết:

100% các thành viên tham dự họp không có ý kiến nào khác. Về công việc yêu cầu:

1. Lập dự toán để xin phê duyệt tại HNNCC:

+ Mua mới

+ Sửa chữa

1. Giao ông Vũ có trách nhiệm tìm kiếm và lập dự toán việc mua cổng mới để trình phê duyệt tại HNNCC.
2. Giao bà Thùy Hương làm việc với BQLTN về phương án đảm bảo an toàn khi không sử dụng cổng không muộn hơn 10/06/2024.
3. Thay thế thiết bị PCCC:
   • Nội dung thảo luận:

• Vitech đề xuất một số hạng mục vật tư thay thế đã có điều chỉnh giá:

1. Mục số 1:

• Ý kiến bà Hương/ ông Điệp:
• Đồng ý với báo giá này. Số lượng mua hàng ít
• Ưu tiên do thuộc hệ thống PCCC
• Ý kiến bà An Trinh:
• Đối với hạng mục Contractor Schneider: qua khảo sát giá online:
• Khi liên hệ, giá chưa bao gồm VAT và phí giao hàng 1 chiếc.
• Số lượng mua chỉ một chiếc nên tôi đề xuất đồng ý với đơn giá mới do Vitech đề xuất. Đơn giá ban đầu Vitech đề xuất 2.227.500 chưa VAT.
• Đối với hạng mục quấn lại động cơ BQT đã yêu cầu xem xét giảm giá tuy nhiên nhà thầu không giảm giá. Giá đã bao gồm vật tư và nhân công. Nhà thầu đang trực tiếp thi công nên đối với hạng mục này, giá trị không quá lớn, tôi đề xuất lựa chọn Vitech và đồng ý với giá trị đơn hàng bao gồm VAT là 727.160 VNĐ

1. Mục số 2:

• Ý kiến bà Thùy Hương/Ông Điệp:
• Đây là hạng mục ngoài hợp đồng, đồng ý với đơn giá do Vitech đề xuất.
• Ý kiến bà An Trinh:
• Đối với sửa chữa cụm van Y màng ngăn, do đặc thù nhân công sửa chữa hưu hình, không phải là vật tư cụ thể và BQT đã yêu cầu xem xét giảm giá tuy nhiên nhà thầu không giảm giá. Giá đã bao gồm vật tư và nhân công. Nhà thầu đang trực tiếp thi công nên đối với hạng mục này, giá trị không quá lớn, tôi đề xuất lựa chọn Vitech và đồng ý với giá trị đơn hàng bao gồm VAT là 160.000 VNĐ

 

 

• Nghị quyết:

100% các thành viên tham dự họp không có ý kiến nào bổ sung và đồng ý với quyết định như sau:

• Phê duyệt nhà thầu Vitech cung cấp sản phẩm với các giá trị hợp đồng như sau:
• Giao bà Hạnh liên hệ với Vitech để thực hiện triển khai hợp đồng gộp hai nội dung trên trước ngày 09/06/2024.

3. Lắp quạt tại hầm B1/B2
   • Nội dung thảo luận:

Căn cứ vào nghị quyết tại Biên bản họp BQT số 230/2024/BBH-BQTS/NK02 ngày 02/04/2024: “Đối với việc lắp quạt âm trần cả hai hầm B1 và B2: thống nhất trích quỹ cộng đồng lắp cho tất cả các tòa. Chi phí tòa nào đã tự trích lắp rồi thì chuyển về tòa đó tự xử lý và quyết định”.

Sau khi làm việc, khảo sát và mời nhà thầu đến khảo sát, BQLTN có thu thập được các báo giá như sau:

TT	NHÀ CUNG CẤP				Lâm Khang			LED			HTC			Ghi chú
	Hạng mục	Đơn vị tính	Số lượng	Đơn giá		Thành tiền	Đơn giá		Thành tiền	Đơn giá		Thành tiền
1	Quạt âm trần Dasin My 888G	Cái	18	1,850,000		33,300,000	2,800,000		50,400,000	2,500,000		45,000,000	3 chiếc/tòa/hầm
2	Cảm biến chuyển động	Cái	18	190,000		3,420,000	380,000		6,840,000	350,000		6,300,000	3 chiếc/tòa/hầm
3	Công tơ 1 pha	Cái	3	265,000		795,000			–			–
4	Dây diện	md	300	9,000		2,700,000			–			–
5	Vật tư cắt/vá trần, khung xương gia cố treo lắp đặt quạt & nhân công thực hiện	Cái	18	230,000		4,140,000	400,000		7,200,000	400,000		7,200,000
6	Gói vật tư phụ (Ống ghen, băng dính, vít nở)	Gói	1	1,000,000		1,000,000	1,000,000		1,000,000	1,000,000		1,000,000
7	Tổng tiền					45,355,000			65,440,000			59,500,000
8	VAT	10%				4,535,500			0			0
9	Tổng giá trị hợp đồng					49,890,500			65,440,000			59,500,000

 

• Ý kiến của bà Thùy Hương:
• Đề nghị phát hành chào giá công khai tới cư dân.
• Ý kiến của ông Điệp:
• Hiện nay cư dân đang bức xúc về việc thời tiết nắng nóng gây khó chịu.
• Giá trị đang thấp hơn 50 triệu vì vậy đề xuất triển khai sớm cho cư dân.
  • Nghị quyết:

100% các thành viên tham dự họp không có ý kiến nào bổ sung và đồng ý với quyết định như sau:

• Phê duyệt nhà thầu Lâm Khang theo đề xuất của BQLTN với đơn giá hợp đồng thi công cho 3 tòa là 49,890,500 đồng.
• Số tiền trước thuế đầu tư hạng mục quạt cho từng tòa tương đương: 15,118,333 đồng/tòa.
• Giá trị 15,118,333 đồng sẽ trả về cho tòa S3 và tòa S5 tự quản lý và sử dụng theo nhu cầu của cư dân hai tòa S3 và S5 do tòa S3 và tòa S5 đã thi công lắp quạt trước. Hai tòa S3 và S5 có trách nhiệm hoàn trả BQT hóa đơn giá trị gia tăng cho số tiền 15,118,333 đồng mỗi tòa sau khi đưa vào sử dụng.

4. Bồi dưỡng các tiết mục Văn nghệ chương trình Tết Thiếu Nhi 2024
   • Nội dung thảo luận
5. Tổ HCTH đề xuất mức thưởng cho các tiết mục như sau:

TT	CLB	TIẾT MỤC	GHI CHÚ	THÀNH TIỀN (VNĐ)
1.	CLB Múa S2	1. Múa Hương Cốm 2. Rock My Body 3. Múa Úp lá khoai	Mức 1	1.200.000
2.	CLB Múa S1	1. Dâu tây 2. Bigroom Never Dies	Mức 2	1.000.000
3.	Nhóm Happy S1	1. I’m the best 2. Bài ca Tôm Cá	Mức 2	1.000.000
4.	Barbie Dance Crew	I like you the most	Mức 3	800.000
5.	CLB Zumba Kid	Say Hi	Mức 3	800.000
6.	Nhóm Dancing Queen	Hót hòn họt	Mức 3	800.000
7.	CLB Sun Flower S1	Babie Girl mix Mèo con lười học	Mức 3	800.000
8.	CLB Zumba Baby Shark	Đất Phương Nam	Mức 3	800.000
9.	Nguyễn Minh Quân – S4	Độc tấu Guitar	Mức 4	300.000
10.	Con Trúc Linh – S4	Nhảy Kpop – “Sheesh”	Mức 4	300.000
11.	Bé Thục Trang S3	Bát cơm mặn	Mức 4	300.000
12.	Đinh Gia Hân S2	Nhảy làng lá	Mức 4	300.000

 

6. Quà học sinh giỏi cấp Quốc gia, cấp Thành phố, cấp Quận, giải nhất cấp Trường: số lượng các cháu đạt thành tích tương với 70 cháu, như vậy đang vượt quá dự toán 6.500.000 đồng.

• Tuy nhiên, đây là hoạt động khích lệ và tuyên dương sự cố gắng của các cháu cũng như dự toán khi xây dựng chưa xác định rõ được số lượng học sinh sẽ đạt giải vì vậy nên dự toán đang xây dựng mang tính chất ước tính.
• BQT xin phép đề xuất vẫn trao giải thưởng cho tất cả các con theo tiêu chí mà HNNCC đã phê duyệt. Đối với phần chi phí vượt trội so với dự toán sẽ xin thông qua tại HNNCC năm 2024.
  • Nghị quyết:

100% các thành viên tham dự họp không có ý kiến nào bổ sung và đồng ý với quyết định chi cho các giải thưởng với giá trị được nêu tại mục (a). Đối với mục (b) bà Thùy Hương và bà Hạnh có trách nhiệm lập danh sách và trao phần quà bằng tiền mặt cho các con đạt tích cao trong học tập theo đúng tiêu chí đã được HNNCC phê duyệt tại ngày 25/06/2023.

Giao bà Hạnh có trách nhiệm thực hiện phối hợp với bà Thùy Hương – thủ quỹ chi tiền cho các tiết mục và lấy đủ chữ ký xác nhận của các cá nhận nhận tiền thưởng và báo cáo danh sách kèm theo giá trị đầy đủ niêm yết công khai tới toàn thể cư dân Sapphire.

 

5. Ý kiến của Ông Đào Ngọc Anh (đã gửi qua email):
   • Nội dung thảo luận
6. Ký hợp đồng QLVH

• Ý kiến ông Đào Ngọc Anh:

2024. Đối với Hợp đồng Quản lý vận hành, BQT tòa S5 không hề được thông báo về việc ký kết cho tới 8h28 ngày 3/6/2024. Việc thương thảo hợp đồng vẫn còn chưa có thống nhất về điều khoản. Tuy nhiên, việc ký kết vẫn được tiến hành vào lúc 16h cùng ngày. Vậy, tại sao việc ký kết này không được thông báo công khai tới cư dân? Có tình trạng BQL tòa nhà điều động nhân sự an ninh ngăn cản không cho cư dân biết thông tin tham dự? Vậy, ai là người chỉ đạo việc làm này?

• Ý kiến Bà Hạnh:
• Đề nghị các TV phản đối Ký hợp đồng, ông Tuyên, ông Ngọc Anh, bà Đậu Hương trả lời: Nếu không ký HĐ thì kế hoạch QLVH cho tòa nhà như thế nào?
• 03/5/2024: TNPM Gia hạn HĐQLVH đến hết 31/5/2024, nếu không nhận được bất kỳ thông báo từ BQT sẽ tạm dừng cung cấp dịch vụ và rút nhân sự khỏi dự án.
• 01/6/2024: TNPM công bố HĐ hết hạn.
• 04/6/2024: Hết hạn Bảo lãnh bảo đảm dự thầu.
• Từ 3/5/2024 đến 31/5/2024: Các anh chị không có bất kỳ ý kiến nào yêu cầu: Gia hạn bảo lãnh dự thầu, Gia hạn Hợp đồng, phương án QLVH nếu không gia hạn HĐ.
• Ý kiến ông Đào Ngọc Anh:
• Đối với Hợp đồng quản lý vận hành, tới thời điểm hiện tại bản ký đóng dấu cuối cùng ở đâu? Nội dung trên bản cứng phải được rà soát trước khi ký. Vậy, ai là người rà soát nội dung này? BQT tòa S5 chưa ai được nhìn thấy bàn hợp đồng sau khi được in ra?
• Ý kiến Bà Hạnh:
• Các HĐ đều đã gửi qua email, BQT S5 chưa bao giờ tham gia góp ý, chỉnh sửa cho HĐ Thang máy, PCCC, QLVH. Nên nếu không biết thì đọc email, nếu bản cứng sai với email, đầu bài, hợp đồng thì xem lại và đề nghị bổ sung Phụ lục, như trường hợp Pully. Theo các anh chị đang ý kiến cố chấp của các anh chị, thì HĐ Thang máy cũng sai.
• Ý kiến ông Đào Ngọc Anh:
• Đề nghị BQT bổ sung nội dung vào Biên bản cuộc họp ngày 7/6/2024, ghi rõ ý kiến, quan điểm của TVBQT đại diện tòa S5 đối với việc ký kết hợp đồng quản lý vận hành cụ thể như sau: “BQT tòa S5 không đồng ý với việc Trưởng BQT bà Phùng Thị An Trinh ra thông báo đơn vị trúng thầu mà không tổ chức cuộc họp BQT, Hội đồng thầu để ra Nghị quyết. Bên cạnh đó, bà Phùng Thị An Trinh đã không có thông báo, giấy mời gửi về việc tổ chức lễ ký kết tới đại diện BKS và cư dân; không công khai lên các bảng tin, nhóm zalo cư dân của các tòa nhà. Hợp đồng quản lý vận hành còn một số điều khoản chưa đúng với Quy chế đã được Hội nghị nhà chung cư 2023 thông qua. BQT tòa S5 đã đề nghị chờ tới Hội nghị để quyết định. Tuy nhiên, Trưởng BQT và các thành viên BQT khác là bà Trần Thị Hồng Hạnh, Vũ Thu Nga, Đoàn Thế Điệp và Trịnh Quang Vũ vẫn thống nhất xúc tiến việc ký kết này. Do đó, BQT tòa S5 sẽ không chịu trách nhiệm về các rủi ro pháp lý sau này có thể xảy ra.”
• Ý kiến Bà Hạnh
• 3/6 là hết hạn Bảo lãnh dự thầu, 31/5 hết gia hạn HĐ vậy các thành viên phản đối là ông Ngọc Anh, Ông Tuyên, Bà Hương đã không trách nhiệm khi không có bất kỳ ý kiến, kế hoạch, phương án nào cụ thể.

Tôi đồng ý Ký HĐ bởi vì: 

• Các nội dung thương thảo HĐ căn cứ theo đầu bài thầu đã biểu quyết và hoàn tất từ ngày 27/5/2024.
• BQT đã hoàn tất 8 bước theo tư vấn của các Tổ trưởng của Tổ chấm thầu và Tổ thẩm định chấm thầu. Đó là các cư dân có Chứng chỉ thầu, có chuyên môn, kinh nghiệm.
• Đa số TVBQT đều mong muốn sớm ký HĐ vì đã đến hạn.
• Tòa nhà không thể để “treo” không có đơn vị QLVH.

Việc làm của các TVBQT từ nhiệm kỳ 2022 tại Lễ ký Hợp đồng đã bộc lộ sắc nét cung cách làm việc: làm việc tùy hứng, thoái thác trách nhiệm, không tôn trọng biểu quyết của đa số, coi thường công tác QLVH, Thầu QLVH, Hội đồng thầu; thường xuyên ý kiến theo kiểu “trống đánh xuôi kèn thổi ngược”, “đánh trống bỏ dùi”. Đó chính là lý do từ 8/2023 khi Nhiệm kỳ này bắt đầu được công nhận cho đến nay, hoạt động trì trệ, mất đoàn kết.

Xin mời các anh chị đọc lại xem các anh chị đã ý kiến như thế nào: 2/5/2023 Ông Tuyên đề nghị gia hạn 1 tháng. Trong suốt tháng 5 không có đề nghị gia hạn tháng tiếp theo. Trong cả Group Thầu và Group BQT cũng không hề có kế hoạch gia hạn, vậy các anh chị dự định mời đơn vị nào QLVH tòa nhà?

 

Ảnh: Chụp màn hình Zalo BQT ngày 2/5/2024

 

Ảnh: Chụp màn hình Zalo BQT ông Ngọc Anh không có ý kiến nào về việc gia hạn

Ảnh: Chụp màn hình Zalo Group Hội đồng thầu, ông Tuyên bất ngờ ý kiến BQT không còn quyền ký HĐ, trong khi suốt nhiều tháng qua chưa bao giờ ông Tuyên ý kiến về việc này.

Ảnh: Chụp màn hình Zalo BQT ông Ngọc Anh ý kiến “hay gia hạn tới hết tháng 6”. Ý kiến không rõ ràng và BQT chỉ gia hạn hết tháng 5.

Ảnh: Chụp màn hình Zalo BQT  bà Hương không có ý kiến nào về việc Gia hạn HĐ

• Ý kiến của bà An Trinh:

Timeline	Nội dung
Ngày 18/05 14:47 Nhà thầu gửi hợp đồng	Không một thành viên nào có ý kiến
Ngày 19/05 lúc 18:42 tôi gửi toàn bộ thông tin hợp đồng lên group Hội đồng thầu để kiến nghị các thành viên kiểm tra và góp ý	Không một thành viên nào có ý kiến
Ngày 17/05 hai bên tiến hành thương thảo hợp đồng	Đầu buổi, tôi đã chủ động xin phép sẽ rời cuộc họp lúc 21:00 do nhà tôi có việc và nêu rõ việc thương lượng hợp đồng sẽ do các thành viên còn lại tiếp tục thương thảo. Tuy nhiên, hai bên không có bất cứ một thương lượng nào cụ thể, không có biên bản họp ký xác nhận giữa các bên.
Ngày 22/05 hai bên tiến hành thương thảo hợp đồng	–      Nhưng phải hủy do không đủ TVBQT tham dự nên phải chuyển 23/05 –      15:53 – 22/05 bà Hạnh gửi bản góp ý liên quan đến nội dung hợp đồng
Ngày 23/05 hai bên tiến hành thương thảo hợp đồng	–            Các nội dung đã thảo luận ngày 17/05 khi trình chiếu không được nhà thầu công nhận do BBH được soạn thảo sau khi hai bên đã chấm dứt cuộc họp và các nội dung không được rõ ràng. –            Hai bên tiếp tục làm việc với các nội dung liên quan đến các yêu cầu của HSMT.
Ngày 27/05 hai bên tiến hành thương thảo hợp đồng	–            Hai bên tiếp tục làm việc với các nội dung liên quan đến các yêu cầu của HSMT. –            Khi kết thúc cuộc họp, tôi đã hỏi hai bên còn ý kiến nào bổ sung nào nữa liên quan đến thông tin của HSMT hay không, tất cả các bên bao gồm nhà thầu và TVBQT đều thống nhất không có nội dung bổ sung nào nữa. –            Hai bên đóng lại thương thảo các nội dung liên quan đến yêu cầu HSMT
Ngày 28/05 lúc 15:17 tôi gửi toàn bộ các văn bản hợp đồng qua email và group Hội đồng thầu. Tôi nêu rõ deadline yêu cầu các TV gửi phản hồi lại 29/05	–            Toàn bộ sản phẩm do một mình tôi sửa đổi, hiệu đính dựa trên các ý kiến của chị Hạnh và những ý kiến tổng hợp từ BBH thương thảo giữa các bên bao gồm 1 file hợp đồng và 12 PLHĐ mà không có sự trợ giúp của bất cứ thành viên BQT nào.
Ngày 28/05 lúc 19:53	–            Ông Kiên gửi email “ nhắc lại” nội dung về việc thanh toán tiền vào tài khoản quỹ vận hành. Mặc dù nội dung này đã biểu quyết tại BBH với nhà thầu ngày 27/05
Ngày 29/05 lúc 17:20	–            Bà Thùy Hương gửi email góp ý về các nội dung có liên quan. –            Trong email bà Hương lại tiếp tục nhắc đến các nội dung đã biểu quyết thống nhất với nhà thầu. –            Bên cạnh đó, bà Thùy Hương đưa ra những câu hỏi chất vất, sau khi tôi trả lời thì không có phản hồi nào. –            Chi tiết như ảnh chụp group zalo bên dưới

 

• Toàn bộ các ý kiến đóng góp của bà Thùy Hương và bà Hạnh, đã được tôi đọc và sàng lọc cẩn trọng cũng như lồng vào các điều khoản hợp đồng.
• Đây không phải lần đầu tiên một mình tôi sửa và soạn cũng như kiểm tra chặt chẽ các vấn đề pháp lý liên quan đến Hợp đồng. Các TVBQT khác gần như không bao giờ đưa ra các ý kiến. Một mình tôi kiểm tra. Đã rất nhiều lần khi tôi gửi hợp đồng, văn bản tôi thường xuyên phải thúc giục TVBQT đưa ra ý kiến góp ý hay phản hồi. Đối với hợp đồng đấu thầu Conimec chỉ có tôi và Kiên trực tiếp họp và làm việc với nhà thầu, bà Hạnh gửi ý kiến góp ý bằng văn bản. Ngoài ra các TVBQT khác không có ý kiến đóng góp gì.
• Cả hai gói thầu bảo trì PCCC và bảo trì thang máy chỉ có duy nhất một nhà thầu trúng thầu. Sau khi thông báo trúng thầu, không có một BBH nào ghi nhận việc thương thảo hợp đồng mà chỉ làm việc qua email, vậy lý do và cơ sở nào ông Đào Ngọc Anh – bà Thuỳ Hương – ông Tuyên – Ông Tám yêu cầu phải có BBH để thông qua hợp đồng khi tất cả đã thống nhất qua email? Bên cạnh đó, hợp đồng hết hạn, từ ngày 1/6 không có bất cứ ràng buộc pháp lý với bên nào. Toàn bộ tài sản, an ninh an toàn của cư dân bị treo lơ lửng. Nguy cơ xảy ra rủi ro và bị kiện bởi nhà thầu nhưng những ông bà phản đối ký hợp đồng không có bất cứ giải pháp hay ý kiến nào. Thậm chí bà Thuỳ Hương và ông Tuyên còn tuyên bố làm việc riêng với BQLTN để tự ký Biên bản thoả thuận về việc QLVH.

• Ý kiến bà Thùy Hương:
• Việc gia hạn hợp đồng QLVH: tôi đồng ý với kế hoạch cần phải ký hợp đồng QLVH với đơn vị trúng thầu trước ngày 01/06/2024 để đảm bảo an toàn an sinh cho cư dân. Tuy nhiên, các kế hoạch thương thảo hợp đồng bị thay đổi gần sát với ngày hết hạn của hợp đồng, các điều khoản của Hợp đồng sau thương thảo đến ngày 28/05 còn một số điều khoản chưa tuân thủ quy chế, thay đổi so với HSMT gây rủi ro cho các TVBQT nếu tự biểu quyết, quyết định thay đổi. Tôi có email các đề xuất thay đổi điều khoản hợp đồng, phương án thực hiện.
• Về việc tổ chức lễ ký kết HĐ QLVH mới với đơn vị trúng thầu tôi không nhận được thông tin về kế hoạch diễn ra 16:00 ngày 03/06.
• Đề nghị trưởng ban trả lời giúp tôi ai là người rà soát các nội dung bản cứng của Hợp đồng in ra trước khi ký kết với đơn vị trúng thầu.
• Đối với tôi, HĐ QLVH là một hợp đồng quan trọng đối với toàn khu Sapphire, vì vậy tôi không đồng tình với Trưởng ban về việc phát hành Quyết định kết quả lựa chọn nhà thầu không thông qua họp tập thể các viên BQT và BKS. Không tuân thủ điều 12, khoản 12.1 thông qua các quyết định của BQT “các quyết định được lập thành biên bản có chữ ký của thư ký cuộc họp, các TVBQT dự họp và có đóng dấu của BQT”.
• Tôi xin bảo lưu các ý kiến mà tôi đã góp ý trong email ngày 02/06 và file đính kèm được gắn kèm cùng BBH này.
• Ý kiến bà An Trinh:
• Việc thương thảo thay đổi ngày nguyên nhân do các TVBQT không bố trí sắp xếp đảm bảo đủ tỷ lệ 75% TVBQT tham dự trở lên để thương thảo, dẫn đến lịch thường xuyên bị thay đổi và điều chỉnh.
• Tôi khẳng định: 100% các ý kiến của bà Hương và bà Hương đã được sửa đổi và đưa vào trong hợp đồng. Tại ngày 31/05 khi gửi lại file hợp đồng tới Tập thể BQT và Hội đồng thầu đều chỉ rõ điều ngày. Tuy nhiên, các TVBQT đã không đọc và kiểm tra lại mà chỉ chất vấn cũng như khi tôi hỏi điều khoản nào góp ý chưa đưa vào thì bà Thùy Hương không chỉ ra được.
• Điều khoản thanh toán không tuân thủ quy chế trong việc thanh toán về tài khoản quỹ vận hành tuy nhiên, theo pháp luật quy định không được thực hiện do BQT không có chức năng.
• Việc tổ chức ký kết hợp đồng gấp: tôi không có lựa chọn nào khác, đã sang ngày thứ 3 (03/06) mà không một ai đưa ra giải pháp hay xử lý. Sáng sớm tôi thảo luận với bên nhà thầu trúng thầu về việc có ý kiến nào khác với HĐ bản cuối tôi gửi cho cả nhà thầu và Tập thể BQT hay không, nhà thầu thông báo không phản đối nên tôi yêu cầu thực hiện ký hợp đồng ngày buổi chiều để đảm bảo pháp lý và an toàn cho an sinh của 10K cư dân. Toàn bộ lễ ký kết tôi đã giao khoán cho nhà thầu thực hiện và hợp đồng sẽ ký nối ngay sau hợp đồng cũ là ngày 01/06/2024. Ngay khi thống nhất được với nhà thầu, tôi đã ngay lập tức gửi tin nhắn dạng text lên group Zalo của BQT-BKS trước khi tôi dành thời gian soạn và phát hành thư mời.
• Toàn bộ hợp đồng trước khi ký tôi đều kiểm tra, giám sát và rà soát từng trang và ký nháy để không làm thay đổi nội dung đã thỏa thuận giữa hai bên.
• Điều 29, Thông tư 02/2016/TT-BXD ngày 15/02/2016 của Bộ Xây dựng quy định về hợp đồng dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư như sau: Việc quản lý vận hành nhà chung cư phải được thực hiện thông qua hợp đồng dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư ký giữa đơn vị quản lý vận hành và Ban quản trị nhà chung cư. Việc nghiệm thu, thanh toán, quyết toán và thanh lý hợp đồng dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư được thực hiện theo thỏa thuận trong hợp đồng và theo quy định của pháp luật dân sự.
• Đối với ý kiến của bà Hương “không đồng tình với Trưởng ban về việc phát hành Quyết định kết quả lựa chọn nhà thầu không thông qua họp tập thể các viên BQT và BKS. Không tuân thủ điều 12, khoản 12.1 thông qua các quyết định của BQT “các quyết định được lập thành biên bản có chữ ký của thư ký cuộc họp, các TVBQT dự họp và có đóng dấu của BQT”.” điều này áp dụng không hợp lý vì BQT đang thực hiện theo Hội đồng thầu và báo cáo kết quả chấm thầu, thẩm định được lập bởi hai tổ chấm và tổ thẩm định.
• Ý kiến bà Hạnh
• Ngày 02/06, tôi đã nhất trí họp để rà soát lại về văn bản. tôi cũng đã tạo vote trên group tổ thầu để họp vào ngày 29-30/05.
• Ngày 01/06 bà Hương mới tiếp tục gửi góp ý tiếp về hợp đồng.
• Bà Hương nói một đằng, làm một nẻo. Bà Hương phát biểu Hợp đồng QLVH là quan trọng, nhưng lại không đưa ra bất kỳ kế hoạch nào khi HĐ hết hạn. Bà Hương không tuân thủ theo kế hoạch Thầu QLVH, theo quyết định của đa số BQT. Đề nghị bà Hương tôn trọng tập thể. Thứ 3 đã đề nghị soạn ý kiến trước, nhưng bà không soạn trước. Cuộc họp đang phải chờ đợi bà ý kiến đi ý kiến lại mất thời gian.
• Ý kiến ông Điệp:
• Gia hạn hợp đồng đã bị quá.
• Các bước chấm thầu đã thực hiện tuân thủ theo đúng thủ tục sau có báo cáo của tổ chấm thầu và tổ thẩm định, sau khi đã thương thảo thì việc ký hợp đồng là hợp lệ.
• Ý kiến bà Thùy Hương:
• Tôi đã trả lời bà Hạnh trên Zalo khi bà Hạnh hỏi câu trên tại tòa S1 “em nghĩ là TNPM sẽ bỏ dự án Sapphire à mà em lại hỏi chị thế, sẽ không bao giờ họ dừng QLVH ở đây. Năm 2018, TNPM còn không thu tiền dịch vụ của cư dân từ tháng 6 đến tháng 12 đó em.”
• Ý kiến bà Hạnh:
• Tin nhắn trên trong group S1 bà Hương trả lời sau khi ký hợp đồng. Tập thể BQT, Hội đồng thầu, Cư dân cần phương án từ các anh chị từ trước khi Ký HĐ. Ký xong rồi chị mới trả lời phương án. Nên chị Hương đừng phát ngôn sai lệch.

III. KẾT LUẬN

Biên bản này được lập xong hồi 22:55 cùng ngày, gồm 18 (mười tám) trang được lập thành 02 (hai) bản bằng tiếng Việt và lưu tại Văn phòng BQTS. Biên bản đã đươc thư ký đọc lại cho tất cả các thành viên dự họp nghe, công nhận đúng nội dung và nhất trí ký tên dưới đây./.