Biên bản Họp Ban Quản trị (30/9/2023)

20230930_BBH_BQT

BIÊN BẢN HỌP BAN QUẢN TRỊ

• Thời gian họp: Vào lúc 20:30  ngày 30 tháng 09  năm 2023
• Địa điểm: Phòng sinh hoạt cộng động Tòa S4

1. Thành phần tham dự:

 

* Ban Quản trị:
1.	Bà Phùng Thị An Trinh	Trưởng ban (S2) – Chủ trì cuộc họp
2.	Ông Lê Trung Kiên	Phó ban (S3)
3.	Ông Hà Đăng Sáng	Phó ban (CĐT) – vắng mặt
4.	Bà Đậu Thị Thùy Hương	Thành viên (S1) – vắng mặt
5.	Bà Trần Thị Hồng Hạnh	Thành viên (S1) – Thư ký
6.	Ông Trịnh Quang Vũ	Thành viên (S1) – Ủy quyền bà Nga
7.	Bà Đoàn Thị Quỳnh	Thành viên (S2) – ủy quyền bà An Trinh
8.	Bà Phạm Thị Dung	Thành viên (S3)
9.	Ông Đoàn Thế Điệp	Thành viên (S4)
10.	Bà Vũ Thu Nga	Thành viên (S4)
11.	Ông Đào Ngọc Anh	Thành viên (S5) – Ủy quyền ông Tuyên
12.	Ông Nguyễn Đình Tám	Thành viên (S5) – Ủy quyền ông Tuyên
13.	Ông Vũ Văn Tuyên	Thành viên (S5)
* Ban Kiểm soát:
14.	Ông Nguyễn Văn Thành	Thành viên – ủy quyền ông Thành
* Cư dân tham gia:
15.
16.

 

Tổng số thành viên BQT tham dự: 11/13 thành viên BQT chiếm 85%

1. NỘI DUNG THẢO LUẬN:
2. Mời chào giá cạnh tranh tư vấn tổ chức thầu đơn vị QLVH
   • Nội dung chi tiết:
     • Tiêu chí tham gia và lựa chọn:

1. Được thành lập tối thiểu 03 năm, có đăng ký kinh doanh về tư vấn đấu thầu và có tên trên cổng thông tin đấu thầu quốc gia.
2. Đã thực hiện tối thiểu 03 hợp đồng tư vấn đấu thầu lựa chọn đơn vị quản lý vận hành, trong đó tối thiểu 02 hợp đồng có quy mô 1.000 căn hộ trở lên.
3. Cá nhân tham gia có đủ chứng chỉ, bằng cấp chuyên môn theo quy định.

 

 

• Nghị quyết:

100% thành viên BQT tham dự họp đồng ý và không có ý kiến hay thắc mắc gì khác và nhất trí nội dung như sau:

1. Đơn vị tư vấn và tổ chức thầu đạt tiêu chí:
   • Đã thực hiện tối thiểu 03 hợp đồng tư vấn đấu thầu lựa chọn đơn vị quản lý vận hành, trong đó tối thiểu 02 hợp đồng có quy mô 1.000 căn hộ trở lên.
   • Chào giá cạnh tranh một túi hồ sơ.
2. Tiến độ thực hiện điều chỉnh lại:

TT	CÔNG VIỆC	PHỤ TRÁCH	TÌNH TRẠNG	BẮT ĐẦU	KẾT THÚC
1	KẾ HOẠCH ĐẤU THẦU QUẢN LÝ VẬN HÀNH			22/09/23	21/10/23
1.1	Khảo sát thực tế	BQT		21/09/23	01/10/23
1.2	Trình bày phương án vận hành	Nhà thầu		01/10/23	10/10/23
1.3	Thông báo mời đăng ký tham gia tổ thầu	Ms. Quỳnh	Đã phát hành	22/09/23	25/09/23
1.4	Ban hành quyết định thành lập tổ thầu	HC + Pháp lý		26/09/23	26/09/23
1.5	Mời chào giá cạnh tranh đơn vị tư vấn tổ chức thầu	TC + Pháp lý		1/10/2023	04/10/2024
1.6	Ký hợp đồng với đơn vị tư vấn	HC + Pháp lý			5/10/2023
1.7	Chốt đầu bài thầu	Tổ thầu			10/10/2023
1.8	Phát hành và bán hồ sơ chào thầu	Tổ thầu	Hồ sơ: 2tr/bộ Giá trị bảo lãnh: 1 tỷ Thời hạn: 90 ngày		11/10/23
1.9	Đóng 8:00 và Mở thầu 09:00 – Chủ nhật	Tổ thầu			15/10/2023
1.10	Chấm thầu	Tổ thầu		16/10/2023	20/10/2023
1.10	Công bố đơn vị trúng thầu	HC + Pháp lý			21/10/2023
1.11	Ký hợp đồng và nhận bàn giao	BQT		22/10/2023	30/10/2023

 

2. Phí dịch vụ:
   • Nội dung chi tiết:

• Căn cứ vào khoản 7.2 Điều 7 về các khoản thu Quỹ Vận hành nhà chung cư của Quy chế thu chi Tài chính của Ban Quản trị nhà chung cư Sapphire;
• Căn cứ vào Điều 9 về việc Quản lý và Sử dụng Quỹ Vận hành nhà chung cư;

Các khoản thu phí dịch vụ của Chủ sở hữu và Người sử dụng cần thực hiện chuyển vào tài khoản Quỹ Vận hành do BQT quản lý.

• Nghị quyết:

100% thành viên BQT tham dự họp đồng ý và không có ý kiến hay thắc mắc gì khác và nhất trí nội dung như sau

• Gửi công văn tới Đơn vị QLVH yêu cầu thực hiện theo đúng quy chế về việc thông báo tới cư dân thực hiện thanh toán các loại phí dịch vụ vào tài khoản Vận hành do Ban Quản trị quản lý, cụ thể như sau:

Tên tài khoản	: Ban Quản trị nhà chung cư Sapphire, Khu đô thị Goldmark City
Số tài khoản	: 12 611 000 000 151
Tại ngân hàng	: Ngân hàng BIDV – Chi nhánh Ba Đình

• Giao tổ pháp lý – bà Nga và tổ hành chính Bà Quỳnh soạn công văn để phát hành.

Hoàn thiện trong ngày 01/10/2023

3. Công văn trả lời iLike fitness
   • Nội dung:

• TTTM iLike fitness khiếu nại về việc sửa chữa thang máy phải tự bỏ tiền mà không sử dụng quỹ bảo trì.
  • Nghị quyết:

100% thành viên BQT tham dự họp đồng ý và không có ý kiến hay thắc mắc gì khác và nhất trí nội dung như sau:

• Giao ông Tuyên tổ pháp lý soạn công văn để phát hành trả lời bằng văn bản cho TTTM iLike fitness.

4. Khoản chi :
   • Nội dung:

• Hội người cao tuổi: căn cứ theo dự toán chi Quỹ cộng đồng trích 5 triệu mừng ngày 01.10 – ngày Quốc tế người cao tuổi đã được thông qua tại HNNCC ngày 25/06/2023.
• Quyết định công nhận câu lạc bộ bóng bàn Sapphire Goldmark city của UBND Phường Phú Diễn: trích 500K gửi bó hoa chúc mừng
  • Nghị quyết:

100% thành viên BQT tham dự họp đồng ý và không có ý kiến hay thắc mắc gì khác và nhất trí nội dung như sau

• Trích chi 5tr mừng Hội người cao tuổi.
• Trích chi 500K mừng CLB bóng bàn.

III. KẾT LUẬN

Biên bản này được lập xong hồi 22:15 cùng ngày, gồm 4 (bốn) trang được lập thành 02 (hai) bản bằng tiếng Việt và lưu tại Văn phòng BQTS. Biên bản đã đươc đọc lại cho tất cả các thành viên dự họp nghe, không có ý kiến nào khác và công nhận đúng nội dung đồng thời nhất trí ký tên dưới đây./.