Biên bản Họp Ban Quản trị (31/7/2023)

Các nội dung thảo luận:

1. Đồng chủ tài khoản:
2. Kế hoạch làm việc đến hết 31/10 của các Tổ
3. Lắp quạt hay điều hòa khu vực sảnh chờ:
4. Đề xuất của BQL về việc thiếu thiết bị, linh kiện trang thiết bị cơ điện bị lỗi, hư hỏng trong quá trình sử dụng
5. Đề xuất phương án xử lý lỗi bản lề cửa kính sảnh tòa S1, S3, S4 và S5

>>> Tải file PDF 20230731_BBH_BQT

BAN QUẢN TRỊ NHÀ CHUNG CƯ SAPPHIRE – KĐT GOLDMARK CITY

Số: 07/2023/BBH/BQTS/NK02

Hà Nội, ngày 31 tháng 7 năm 2023

BIÊN BẢN HỌP BAN QUẢN TRỊ

• Thời gian họp: Vào lúc 20:00
• Địa điểm: Phòng sinh hoạt cộng động Tòa S4

I. Thành phần tham dự:

* Ban Quản trị:
1. Bà Phùng Thị An Trinh, Trưởng ban (Tòa S2) – Chủ trì cuộc họp
2. Ông Lê Trung Kiên, Phó ban (S3)
3. Bà Đậu Thị Thùy Hương, Thành viên (S1)
4. Bà Trần Thị Hồng Hạnh, Thành viên (S1)
5. Ông Trịnh Quang Vũ, Thành viên (S1)
6. Bà Đoàn Thị Quỳnh, Thành viên (S2) – Thư ký
7. Ông Nguyễn Kim Trọng, Thành viên (S3)
8. Bà Phạm Thị Dung, Thành viên (S3)
9. Ông Đoàn Thế Điệp, Thành viên (S4)
10. Bà Vũ Thu Nga, Thành viên (S4)
11. Ông Đào Ngọc Anh, Thành viên (D)
12. Ông Nguyễn Đình Tám Thành viên (D)
13. Ông Vũ Văn Tuyên Thành viên (D)
* Ban Kiểm soát:
14. Ông Bùi Ngọc Long Trưởng ban
15. Ông Nguyễn Thành Vinh Phó ban
16. Bà Quách Lan Hương Thành viên
17. Ông Nguyễn Văn Thành Thành viên

II. Các nội dung thảo luận:
Nội dung Biểu quyết /
Nghị quyết
1. Đồng chủ tài khoản:
Ý kiến Ông Kiên:
Về đồng chủ tài khoản, để đảm bảo mỗi toà có 1 TVBQT và 1 của CĐT, hiện đã có Trưởng ban (S2), Phó ban Kiên (S3), 1 TVBQT tổ tài chính em chỉ định Quang Vũ (S1), còn lại toà D và S4 đề nghị hiệp thương để lên biên bản.
Ý kiến Ông Ngọc Anh:
Đồng chủ tài khoản thì chị Thuỳ Hương là nguyên phó ban phụ trách tài chính và có liên lạc của bên ngân hàng thì chị Hương phụ trách hoàn tất. Còn ai là đại diện của tòa để đứng đồng chủ tài khoản thì các thành viên từng tòa tự hiệp thương với nhau.

Ý kiến bà An Trinh:
– Ông Kiên không chỉ định được.
– Đề xuất:
• Các toà đã có sẵn từ cũ thì không cần đổi nữa.
• Bổ sung thêm Trưởng/Phó ban mới và một thành viên của S4.
Ý kiến Ông Kiên:
– Sửa lại, không phải là chỉ định
Ý kiến Ông Kim Trọng:
– Đồng chủ tài khoản mọi người quyết nào tôi theo và ký biên bản. 100% đồng ý.
• Các toà đã có sẵn từ cũ thì không cần đổi nữa.
• Bổ sung thêm Trưởng/Phó ban mới và một thành viên là bà Nga.
Quỹ bảo trì:
S1. Bà Hương
S2. Bà An Trinh
S3. Ông Kiên
S4. Bà Nga
S5. Ông Ngọc Anh
CĐT: Ông Sáng
Quỹ cộng đồng và quỹ vận hành: không có ông Sáng do không liên quan.

2. Kế hoạch làm việc đến hết 31/10 của các Tổ (các tổ Trưởng trình bày):
Ý kiến Ông Kim Trọng:
– Kế hoạch thì trước bàn rồi và vẫn đang làm nên Không cần bàn nữa.
Ý kiến của Bà An Trinh:
– Các Tổ cần xây dựng một bảng timeline công việc cụ thể để các thành viên của các tổ và BQT cùng thực hiện và giám sát tiến độ chéo để không trôi việc.
– Trước mắt xây dựng tiến độ cho 3 tháng để thông báo cư dân đồng thời BKS sẽ giám sát việc thực hiện tiến độ.
– Kế hoạch của Ông Trọng gửi lên nhóm Zalo cư dân nhưng không rõ là có sửa đổi gì không vì không thấy gửi cho BQT.
* Tổ Hành chính:
– Liên hệ về web, phần mềm
– Mời NCC đến thuyết minh
– Xây dựng MTCV, sơ đồ phối hợp
– KPI và bảng đánh giá 360 độ
– Phối hợp xác định các loại hồ sơ hiện có trong VP BQT
Ý kiến bà Nga
Trong tổ pháp lý:
– Mr. Trọng – Mr. Tuyên sẽ viết bài thầu và kiểm tra các hạng mục liên quan đến mời thầu do có chuyên.
– Ông Vũ kiểm tra về pháp lý tài chính
– Bà Hạnh kiểm tra về chính tả, thông tư
– Bà Quỳnh kiểm tra thể thức.
– Bà An Trinh sẽ đồng rà soát cuối cùng trước khi ký.
Hiện tôi chưa có bàn giao tài liệu gì, nên tôi mong muốn có hồ sơ tài liệu để hiểu thêm về tính pháp lý.
Bước 1: Các tổ chuyên môn lên đầu bài thầu liên quan đến hạng mục mình phụ trách
Bước 2: Pháp lý tổ chức và mời thầu sau đó lọc hồ sơ
Bước 3: Tổ chuyên môn kiểm tra về chuyên môn
Bước 4: Tổ Tài chính kiểm tra về tài chính
Bước 5: Chốt thầu
Ý kiến của Bà Hạnh:
– Bà Hạnh: lên kế hoạch, giám sát triển khai, lập dự toán trình Tập thể BQT các sự kiện.
– Bà An Trinh: rà soát nội dung liên quan đến ngoại ngữ, tổng hợp các đề xuất liên quan đến sự kiện và quảng cáo
– Bà Nga: truyền thông tới nhóm cư dân Hàn và mua sắm các nội dung liên quan đến tổ chức sự kiện
– Bà Quỳnh: rà soát nội dung truyền thông và mua sắm các nội dung liên quan đến tổ chức sự kiện;
– Ông Tám: giám sát việc triển khai phối hợp với BQL khi tổ chức các sự kiện, rà soát về tài trợ của quảng cáo trong sự kiện
– Ông Kiên kêu gọi tài trợ cho các sự kiện (các thành viên khác có quyền chủ động kêu gọi tài trợ tuy nhiên cần kiểm tra với ông Kiên trước khi liên hệ tránh bị trùng)
Ý kiến ông Kiên
– Tiếp nhận bàn giao: rà soát và kiểm soát bàn giao quỹ bảo trì của CĐT. Truy thu tiền nợ quỹ bảo trì
– Lựa chọn ĐVVH: thực hiện theo quy chế tài chính để chấm thầu.
– Hoàn thiện công tác: quản lý và vận hành của BQT  bàn giao hồ sơ và lập danh mục hồ sơ liên quan đến hoạt động quản lý tài sản của BQT  thống nhất cùng BKS.
– Thay đổi tài khoản  thực hiện xong trước 3/8
– Giám sát thu chi tài chính của BQL
– Kiểm soát, kiểm tra tài chính và lưu giữ chứng từ: bà Dung
– Báo cáo tài chính: theo quy chế  Ông Kiên công bố
– Phối hợp với BKS rà soát các vấn đề tồn đọng của BQT nhiệm kỳ 2020-2023: từ 08/2020 – 07/2022. Tiến hành thuê Kiểm toán.
– 31/08 thành lập xong tổ kiểm toán
– Truy thu tiền theo nghị quyết của HNNCC  triển khai như thế nào.
– Làm rõ khoản thu của tầng 1 tòa S2: đòi tiền từ chủ đầu tư.
– Phối hợp với CĐT về việc quỹ bảo trì còn nợ.
– Truy thu 440 căn miễn phí dịch vụ: cần làm rõ.
– MB Land: đang nợ 18 tháng  tổ Pháp lý ra công văn đòi nợ
Ý kiến bà An Trinh:
– Hợp đồng gia hạn tự động trước 30 ngày nghĩa là cuối tháng 9 phải tổ chức thầu và chấm thầu nếu không sẽ vi phạm nghị quyết của HNNCC:
+ Chỉ cho phép gia hạn trong 3 tháng
+ Đơn giá mới
Nên 15 tháng 9 phải có được đầu bài thầu.
– BKS cần chủ trì việc triển khai tổ kiểm tra hồ sơ chứng từ và phối hợp với BQT trong vấn đề thanh tra của cả BQT cũ và kiểm soát của BQT mới. BQT phối hợp trong công tác kiểm tra hồ sơ và mời Ban kiểm toán làm việc với BKS
Ý kiến ông Thành:
– BKS sẽ họp và có ý kiến sau
Ý kiến ông Tuyên:
– Truy thu tiền phí bảo trì đã chi cho các phần của CĐT
Ý kiến bà Dung:
– Các báo cáo thuế năm 2022: báo cáo trắng  thuế không chấp nhận
– Cần rà soát và làm lại báo cáo quý 2022.
Ý kiến bà An Trinh
– Ký hợp đồng với cty cung cấp VPP để có hóa đơn đầu vào
– Tiền thu vào bắt buộc xuất Hóa đơn. Khách thuê địa điểm giới thiệu sản phẩm không lấy hóa đơn thì vẫn xuất hóa đơn cho khách lẻ
– Cuối năm lập báo cáo thuế đầy đủ.
* Tổ kỹ thuật:
Ý kiến Ông Tuyên:
– Việc thực hiện giao nhận sẽ tiếp nhận lại. Thành lập tổ mới phối hợp với ông Hội: bao gồm BQT – BKS và Cư dân trong công tác kiểm đếm, đánh giá hiện trạng của toàn bộ tài sản thiết của tòa nhà.
– Các bản vẽ đã có: trách nhiệm kiểm tra là của BQT.
– Kiểm đếm tài sản đang có tại VP BQT.
Ý kiến bà An Trinh:
– Tiếp nhận và so sánh bàn giao dựa trên bản vẽ hoàn công chứ không phải bản vẽ được phê duyệt của Thành phố?
– Tổ pháp lý kiểm tra lại thông tư: sử dụng bản vẽ nào.
Ý kiến bà Hương:
– Căn cứ vào bản vẽ hoàn thông theo hướng dẫn của Thông tư chính phủ
Ý kiến anh Tuyên:
– Tiếp nhận hồ sơ bên trong VP của BQT. 1. Các tổ lập kế hoạch lên bảng lập tiến độ công việc AT đã gửi.
Sau đó thống nhất và BKS sẽ giám sát
100% đồng ý
2. Hồ sơ trong văn phòng BQT: thông báo cho Mr. Cường lần 2
3. Lắp quạt hay điều hòa khu vực sảnh chờ:
Ý kiến của ông Ngọc Anh
– Xin lắp quạt cho sảnh chờ thang của S5 trước.
Ý kiến của bà An Trinh
– Đề nghị Mr. Trọng tổ kỹ thuật kiểm tra lên dự toán xem ưu nhược điểm giữa các phương án quạt và điều hòa xem như thế nào
Ý kiến của bà Dung
– Nên dùng điều hoà. Sắm sửa cho 1 lần. Sau này quạt sẽ có những bất cập vì cư dân cũng muốn thay. Phương châm là tốn chút nhưng sắm sửa dùng lâu dài. Có thể chậm thời gian chút cũng được. Tránh tiêu tốn cả 500tr cho thang máy giờ có thay thì quạt thông gió chẳng biết để làm gì. Chúng ta có doanh thu sau này. Quỹ còn tiền. Tiền lãi hàng năm nữa . Nghiên cứu phương án cân đối.
Ý kiến của ông Trọng
– Việc lên dự toán lăp điều hoà thì không làm được luôn
• Chưa biết vị trí cấp nguồn cho đh lấy từ đâu nên Không tính đc cáp điện
• Chưa biết diện tích phòng bao nhiêu để tính đc công suất của đh
• Phải lên phương án dùng loại nào, cục bộ treo tường hay VRV hay Multi để so sánh ưu nhược điểm mỗi loại
• Diện tích lớn thì giàn nóng sẽ rất to nên việc tìm vị trí đặt giàn nóng cũng sẽ là vấn đề
• Lên bài thầu, mời thầu…vậy nhanh cũng phải cuối năm mới triển khai được Nếu lắp VRV hay Multi thì khéo số quỹ còn lại Không đủ để triển khai cho 5 toà.
– Thi công quạt nhanh hơn và chi phí thấp hơn.
Ý kiến của Ông Kiên
– Lắp điều hòa thang máy thì sảnh không cần lắp điều hoà. Tất cả thang máy sẽ chạy về và thường xuyên mở ở 1/B1/B2 nên lối chờ sảnh chỉ cần lắp quạt là được.
– Ngoài quạt ra, quỹ còn phải sử dụng để sửa đổi, bổ sung nhiều hạng mục nữa. Chứ ko thể tuỳ tiện sử dụng được.
Ý kiến của ông Ngọc Anh
– Lắp điều hòa là lãng phí, không nên lắp.
Ý kiến bà An Trinh
– Nên đưa đầu bài cho BQL khảo sát vấn đề lắp đặt, triển khai cùng với lắp đặt điều hòa thang máy cho cùng một công thi công.
– Nên tham khảo nguyện vọng ý kiến của cư dân xem cư dân muốn điều hòa hay là muốn quạt sau đó sẽ đấu thầu mời các nhà thầu tham gia thầu công khai. Về việc BQT tự quyết lắp quạt không tham khảo ý kiến cư dân thì thấy là không nên.
– Đối với trang trí thì mỗi tòa có thể làm theo sở thích của tòa, nhưng những dịch vụ phục vụ cho đời sống thì nên áp dụng tiêu chuẩn chung cho cả khu 5 tòa, không nên tòa điều hòa tòa thì quạt.
– Chúng ta sẽ chẳng bao giờ thực hiện được bất cứ việc gì nếu như chúng ta cứ nói chờ quy trình thì không chờ được. Bởi vì nó chưa phải là nguy hiểm chết người, liên quan đến an toàn tính mạng. Việc nóng nực này dân kêu từ hè năm ngoái rồi. Vậy sao khi làm dự toán không tính toán đưa vào? Giờ sang tháng 8 rồi lại bảo phải lắp ngay không dân kêu khổ? Tháng 4-5-6 thì dân không khổ? Trong khi cư dân phần đông là muốn lắp điều hòa thay vì lắp quạt nhưng lại không xin ý kiến cư dân thì lại cũng như việc BQT nhiệm kỳ cũ tự quyết việc lắp quạt trong thang máy.
– Về ý kiến “tùy tiện” của Ông Kiên thì có ý kiến:
Việc tự quyết lắp quạt cũng là đang tuỳ tiện. Vì không hỏi ý kiến cư dân đâu, đang quyết quạt.
Ý kiến của bà Hạnh:
– Bên khu R họ lắp điều hòa cây rất mát và không phải phức tạp việc thi công, có cân nhắc phương án này không?
– Đề nghị Tổ kỹ thuật lập dự toán cụ thể, không nên chỉ đề xuất trên Zalo.
– Dự toán:

Ý kiến của bà Thùy Hương:
Về việc lắp điều hòa sảnh tôi có ý kiến như sau:
• Lắp điều hòa sảnh B1, B2: dùng điều hòa cây – trung bình 45tr*10 sảnh = 450tr.
• Tầng 1- bổ sung quạt gió đảo chiều âm trần khu vực chờ thang (vì sảnh có điều hòa rồi) – 5 sảnh*10tr = 50tr.
• Nguồn tiền: trích từ quỹ cộng đồng. Hiện tại Quỹ cộng đồng đang có 2,9 tỉ. Việc lắp đặt điều hòa là khả thi và tăng tiện ích cho cư dân.

Ý kiến bà An Trinh
– Đồng ý với ý kiến bà Hương
Ý kiến ông Kim Trọng:
– S3 sẽ xã hội hóa tiền lắp quạt
– Tôi mua quạt tặng cư dân ở B1
Ý kiến bà Quỳnh:
– Việc các S (S3) được tặng quạt tôi không có ý kiến, tuy nhiên nếu S3 lắp đặt thì S3 phải báo cho tập thể BQT là có việc như thế này chứ, ko thể tự điều hành BQL là lắp điện/hay lấy nguồn chỗ này hay chỗ kia nếu như nó ko ảnh hưởng tới cái chung của toàn cư dân S3, sau này có cư dân lại nói BQT ko biết cái gj, và S nào mạnh S đó tự triển khai. Vậy cần gì bầu lên cái BQT này là gì, khi mỗi team triển khai theo một ý.
Ý kiến bà An Trinh:
– Việc tặng thì không ý kiến. Tuy nhiên nó sẽ dẫn đến tình trạng nay mai cứ ai cư dân tặng cái gì ta cũng kê vào, lắp lên chăng?
Ý kiến ông Kim Trọng:
– Kể cả tôi không phải BQT thì tôi vẫn tặng. Chứ không phải danh nghĩa BQT mới tặng. Về đứng chờ thang quá khổ rồi. Bàn lên bàn xuống Không quyết được thì dùng nguồn cá nhân là cách giải quyết nhanh nhất.
– Ông Kim Trọng tự lắp cho cư dân, không thông qua BQL lắp nữa.
Ý kiến bà An Trinh:
– Nếu là tạm vậy thì kéo dây ổ cắm Lioa cắm tạm thôi chứ không phải là tạo ra một cái ổ cắm trên tường. Nên biểu quyết triển khai lắp quạt hay điều hòa
Ý kiến ông Kiên:
– Bảo lưu quan điểm lắp quạt, lắp điều hoà không đồng ý
Ý kiến của Ông Ngọc Anh:
– Về việc lắp quạt này xin phép đưa ý kiến tới các anh chị một lần nữa và cũng là lần cuối. Việc này cư dân tất cả các tòa đều kêu từ lâu nay rồi. Họ mong chờ BQT mới vào để được lắp điều hòa thang máy nhưng tới giờ chúng ta vẫn chưa có một câu trả lời cụ thể cho cư dân là bao giờ tiến hành được vì giờ bài thầu còn chưa có. Chính vì thế việc lắp quạt gió ở sảnh chờ là việc cần phải làm ngay và luôn. Tổng kinh phí chưa tới 40tr thì hoàn toàn có thể triển khai, và đây là mong muốn của cư dân nên không thể nói là BQT tự làm. Tới giờ vẫn còn bàn qua tính lại làm thế nào?
– Không chờ BQT được và bên S5 tự họp với các trưởng tầng của S5 đã chốt xong việc thi công lắp quạt, đề xuất bên S5 tự xã hội hóa và thi công lắp quạt. Phản đối việc sử dụng quỹ cư dân để lắp điều hòa sảnh.
Ý kiến của ông Vũ:
Ta làm cho cư dân hay cho cá nhân? Ta nâng cao đời sống của cư dân hay là như thế nào? Nếu là cho cư dân tôi ủng hộ lắp điều hòa.

Biểu quyết việc áp dụng cho cả 5 tòa:
• Lắp điều hòa sảnh B1, B2: điều hòa
• Tầng 1: bổ sung quạt gió đảo chiều âm trần khu vực chờ thang (vì sảnh có điều hòa rồi)
• Nguồn tiền: trích từ quỹ cộng đồng.
Giao BQL khảo sát và lập dự toán cùng điều hòa thang máy trước ngày 15/08/2023.

Đồng ý: 9/14 phiếu ~ 64%
S4: Nga – Điệp
S2: An Trinh – Quỳnh
S3: Bà Dung
S4. Bà Hương – Ông Vũ – Bà Hạnh
Hà Đăng Sáng
Không đồng ý: 5/14 ~ 36%
S5: Ông Tuyên – Ông Tám – Ông Ngọc Anh
S3: Ông Kiên – Ông Trọng

4. Đề xuất của BQL về việc thiếu thiết bị, linh kiện trang thiết bị cơ điện bị lỗi, hư hỏng trong quá trình sử dụng

100% đồng ý trước ngày 03/08 tổ kỹ thuật không có phản hồi thì mặc định là thông qua đề xuất của BQL.
Yêu cầu BQL hỏng báo cáo BQT luôn, không gộp sự vụ rồi mới báo.
5. Đề xuất phương án xử lý lỗi bản lề cửa kính sảnh tòa S1, S3, S4 và S5

III. KẾT LUẬN
Biên bản này được lập xong hồi 22:25 cùng ngày, gồm 07 (bảy) trang được lập thành 01 (một) bản bằng tiếng Việt và lưu tại Văn phòng BQTS. Biên bản đã được đọc lại cho tất cả các thành viên dự họp nghe, công nhận đúng nội dung và nhất trí ký tên dưới đây./.

THÀNH PHẦN THAM GIA HỌP
TT Họ và tên Chức danh Ghi chú
1. Phùng Thị An Trinh Trưởng BQT
2. Lê Trung Kiên Phó BQT
3. Trần Thị Hồng Hạnh Thành viên BQT
4. Đậu Thị Thùy Hương Thành viên BQT
5. Trịnh Quang Vũ Thành viên BQT
6. Đoàn Thị Quỳnh Thành viên BQT
7. Nguyễn Kim Trọng Thành viên BQT
8. Phạm Thị Dung Thành viên BQT Ủy quyền
9. Đoàn Thế Điệp Thành viên BQT
10. Vũ Thu Nga Thành viên BQT
11. Đào Ngọc Anh Thành viên BQT Tham gia online
Ủy quyền cho Mr. Tuyên ký
12. Nguyễn Đình Tám Thành viên BQT Ủy quyền cho Mr. Tuyên
13. Vũ Văn Tuyên Thành viên BQT
14. Bùi Ngọc Long Trưởng BKS Ủy quyền cho ông Thành
15. Nguyễn Thành Vinh Phó BKS Tham gia online
Ủy quyền cho ông Thành ký
16. Nguyễn Văn Thành Thành viên BKS
17. Quách Lan Hương Thành viên BKS Tham gia online
Ủy quyền cho ông Thành ký