Biên bản Họp Ban Quản trị (24/8/2023)

>>> Tải file scan Biên bản Họp

Các nội dung chính trong cuộc họp:

1. Tài chính Kế toán
2. Hồ sơ hoạt động và quản lý của BQT nhiệm kỳ 2020 – 2023
3. Điều hòa thang máy
4. Công văn số 320/2023/CV-VH của Chủ đầu tư về việc phân tách hệ thống điện
5. Phương án phân luồng giao thông
6. Trưởng phó tầng
7. Bầu bổ sung thành viên BQT 

BAN QUẢN TRỊ  NHÀ CHUNG CƯ SAPPHIRE – KĐT GOLDMARK CITY   Số: 34/2023/BBH-BQTS/NK02

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc     Hà Nội, ngày 24 tháng 08  năm 2023

 

BIÊN BẢN HỌP BAN QUẢN TRỊ

 

• Thời gian họp: Vào lúc 20:12
• Địa điểm: Phòng sinh hoạt cộng đồng – Tòa S4

1. THÀNH PHẦN THAM DỰ:

Ban Quản trị:
1.       Bà Phùng Thị An Trinh Trưởng ban (S2) – Chủ trì cuộc họp
2.       Ông Lê Trung Kiên Phó ban (S3)
3.       Ông Hà Đăng Sáng Phó ban (CĐT) – vắng mặt
4.       Bà Đậu Thị Thùy Hương Thành viên (S1)
5.       Bà Trần Thị Hồng Hạnh Thành viên (S1) – Thư ký
6.       Ông Trịnh Quang Vũ Thành viên (S1) – họp online, ủy quyền bà Hạnh ký
7.       Bà Đoàn Thị Quỳnh Thành viên (S2) – vắng mặt, ủy quyền bà An Trinh
8.       Ông Nguyễn Kim Trọng Thành viên (S3)
9.       Bà Phạm Thị Dung Thành viên (S3)
10.    Ông Đoàn Thế Điệp Thành viên (S4)
11.    Bà Vũ Thu Nga Thành viên (S4)
12.    Ông Đào Ngọc Anh Thành viên (S5)
13.    Ông Nguyễn Đình Tám Thành viên (S5) – vắng mặt
14.    Ông Vũ Văn Tuyên Thành viên (S5)
* Ban Kiểm soát:

15.    Ông Bùi Ngọc Long Trưởng ban
16.    Ông Nguyễn Thành Vinh Phó ban
17.    Bà Quách Lan Hương Thành viên – ủy quyền ông Long tham dự
18.    Ông Nguyễn Văn Thành Thành viên – ủy quyền ông Long tham dự
19.    Ông Nguyễn Xuân Thành Thành viên – ủy quyền ông Long tham dự

2. CÁC NỘI DUNG THẢO LUẬN:

Sau khi nhận được sao kê 3 năm qua từ phía BIDV, Tổ Tài chính Kế toán dựng lại báo cáo tài chính dựa trên sao kê và dựa trên bộ Tài liệu Hội nghị Nhà chung cư thường niên năm 2023 (trong đó có đầy đủ báo cáo tài chính) như sau:

1. Số liệu ngày 30/6/2023: Chốt số này để lấy làm con số mở sổ kế toán:

TT	Tên quỹ	Số dư	Ghi chú
1	Quỹ bảo trì	159.498.391.567
	Tiền gửi tài khoản BIDV *66688	1.498.391.567
	HĐTG BIDV Từ Liêm	10.000.000.000	12 tháng, ls 5,7%
	HĐTG BIDV Ba Đình	145.000.000.000	12 tháng, ls 7,8%
	HĐTG BIDV Ba Đình	3.000.000.000	1 tháng, ls 5%
2	Quỹ cộng đồng	2.563.032.613
	Tiền mặt	34.943.350
	Tiền gửi tài khoản BIDV *0068	2.528.089.263
3	Nhận ký cược, ký quỹ của BQL tiền phạt hợp đồng	70.000.000
4	Phải thu MBLand (ước tính theo báo cáo tại HNNCC)	391.200.000

2. Quỹ bảo trì:
3. Thu quỹ:

Tổng thu	166.409.742.436
Thu từ CĐT	149.739.248.573
Thu từ lãi TGNH	16.650.493.863
Thu khác	20.000.000

1. Chi quỹ:

Tổng chi	6.911.350.869
Chi bảo trì hệ thống thang máy	6.033.190.500
Chi mua vật tư sửa chữa, thay thế	57.211.200
Phí ngân hàng	9.919.169
Quỹ bảo trì – Chi khác	811.030.000

 Nhận xét: Ngoài một số khoản chi không đúng đã được cư dân và HNNCC nêu ra như chi hút bể phốt, chi lau kính, thì còn một số vấn đề tồn tại như sau:

+ Quỹ bảo trì được CĐT chuyển lần 1 ngày 16/9/2020: 135 tỷ, đến hơn 1 năm sau tức ngày 22/12/2021 mới chuyển lần 2: 14,5 tỷ. Hiện nay chưa có sự bàn giao chứng từ nên chưa rõ các khoản nhận được này của những món gì, thừa thiếu như thế nào để có cơ sở làm việc với CĐT.

+ Có 20tr do BIDV tài trợ ngày 5/4/2023 đang để trên quỹ bảo trì => Cần chuyển sang quỹ cộng đồng cho phù hợp với bản chất của khoản này.

+ Phí ngân hàng hiện nay rất cao, rút tiền cũng mất phí, báo SMS mất hơn 200k/tháng, có tháng lên đến 800k.

3. Quỹ cộng đồng:
4. Thu quỹ:

Tổng thu	3.475.267.463
Thu Tài trợ	374.800.000
Thu Tiền quảng cáo	598.910.000
Thu từ Công ty QLVH	1.873.500.000
Thu từ tiền phạt Công ty QLVH	71.300.000
Thu lãi TGNH	2.285.463
Thu khác	554.472.000

 

1. Chi quỹ:

Tổng chi	982.234.850
Chi sự kiện	492.150.483
Chi đầu tư mua sắm	185.703.650
Chi đối ngoại	33.152.000
Chi phí kiểm toán	32.400.000
Chi phí HNNCC	221.118.895
Chi Phí ngân hàng	5.034.482
Chi khác

• Nhận xét:

+ Nguồn thu từ tiền quảng cáo chiếm tỷ trọng tương đối lớn, cần phát huy.

+ Cần phải thực hiện đòi nợ MBLand. Hiện MBLand mới chuyển tiền được có 2 lần:

 

Ngày tháng	Số tiền	Nội dung
24/12/2020	132.000.000	CTCP TCT MBLAND TT 6 tháng tiền thuê biển quảng cáo nóc tòa Diamond HĐ01
20/07/2021	132.000.000	CTCP TCT MBLAND TT lần 2 tiền thuê biển quảng cáo nóc tòa Diamond HĐ01

 

+ Có 20tr do BIDV tài trợ ngày 5/4/2023 đang để trên quỹ bảo trì => Cần chuyển sang quỹ cộng đồng cho phù hợp với bản chất của khoản này.

+ Số tiền thu được từ tiền phạt cty vận hành:

Ngày tháng	Số tiền	Diễn giải
20/01/2022	42.600.000	TNPM Thanh toán tiền phạt vi phạm cho BQT từ 8.2020 đến 161
25/04/2022	28.700.000	TNPM Thanh toán tiền phạt vi phạm cho BQT từ 1021

 

4. Nội dung khác:

Chiến lược	Nội dung thực hiện	Thực hiện
– Bàn giao hồ sơ
+ Lập danh mục và bàn giao toàn bộ hồ sơ, tài liệu, tài sản liên quan đến hoạt động quản lý, vận hành của Ban Quản trị và các tài liệu khác liên quan mà thành viên Ban Quản trị đó được phân công quản lý, thực hiện trong vòng 10 (mười) ngày kể từ ngày từ nhiệm hoặc miễn nhiệm/bãi nhiệm có hiệu lực.	– Bàn giao số dư đầu kỳ – Bàn giao sổ sách chứng từ – Bàn giao công nợ (với CĐT, với nhà thầu, với MBLand, …) – Bàn giao công văn giấy tờ liên quan đến tài chính. Kế hoạch hành động tiếp theo là gì? Đòi nợ 5 TVBQT hưởng tiền thù lao thừa? Đòi nợ CĐT phần chưa nộp kinh phí bảo trì? Đã phát công văn tới ông Dương Văn Cường ngày 28/7/2023, thời hạn đến 1/8/2023 nhưng chưa bàn giao Đã họp với ông Dương Văn Cường – TBQT nhiệm kỳ 2020 – 2023 ngày 05/08/2023 nhưng hiện vẫn chưa có được các hồ sơ nào ngoài các hồ sơ bản vẽ đang có tại VP BQT. Một số tủ có tài liệu nhưng không có chìa khóa để mở.	Theo deadline thống nhất với BKS
– Giám sát báo cáo tài chính thu chi phí DVVH của BQL		Hàng quý
–  Mở sổ kế toán	Tổ TCKT thực hiện	15/08/2023
–  Mở sổ kế toán	Tổ TCKT thực hiện
– Xác định số dư đầu kỳ, cuối kỳ, số phát sinh		15/08/2023
– Kiểm tra chứng từ và hạch toán các nghiệp vụ phát sinh
– Lưu trữ chứng từ, sổ sách		Định kỳ theo quy định
– Công khai BCTC theo quy chế	a. Trong thời hạn không muộn hơn ngày 10 trong tháng của mỗi quý tiếp theo, Ban Quản Trị phải thực hiện niêm yết công khai báo cáo về các hoạt động thu, chi của Ban Quản Trị trong quý trên Bảng tin cư dân tại các khối đế Tòa nhà chung cư, Bảng tin online (Website / Email / Zalo…) hoặc các phương tiện trực tuyến khác (nếu có);
3.2. Phối hợp với BKS rà soát và xử lý các vấn đề tồn đọng của BQT nhiệm kỳ 2020-2023
-Xử lý vấn đề thu chi tài chính giai đoạn 7/2020-8/20222 (BQT lần 1) không được thông qua tại HNNCC (47%)	Phối hợp với BKS, BQT, Kiểm toán, TDP, CTMT, cư dân để kiểm tra lại	31/08/2023
– Truy thu khoản tiền chia theo mục 2.5.III BBH HNNCC	Chủ trì thực hiện Đã phát công văn ngày 6/8/2023, hạn đến 30/8/2023 Chưa phát công văn đến ông Nguyễn Trọng Hải Đăng	31/08/2023
– Làm rõ khoản tiền thu tầng 1 tòa S2	Chưa gửi công văn	31/08/2023
– Phối hợp BQT cũ làm rõ quỹ bảo trì CĐT còn nợ bao gồm lãi chậm trả	Gửi công văn cho BQT	31/08/2023
Việc lắp điều hòa thang máy	Hiện dự toán đang cho 966tr, chưa có tiền điện. Đề xuất tổ kỹ thuật cần lên dự toán sơ bộ cộng cả tiền thi công lắp đặt, tiền điện xem có vượt dự toán không, nếu vượt thì phải xin ý kiến cư dân. Việc này cần làm ngay.

 5.     Công văn đề nghị thanh toán của Kone:

–     Dừng lại thanh toán do chất lượng không tốt và không có hợp đồng gốc được bàn giao.

–     Xem xét lại các biên bản xác nhận bảo trì, bảo dưỡng và sửa chữa đã thực hiện của Kone.

–     Xin hợp đồng và PLHĐ từ NCC Kone.

Nghị quyết: 

Sau khi thảo luận 100% các thành viên tham dự họp thống nhất như sau:

–          Công văn gửi CĐT: xem tại nghị quyết của Chủ đề 2

–          Đề nghị NCC khảo sát lắp điều hòa thang máy thì khảo sát lên chi phí lắp điều hòa B1 và quạt B2 tại các tòa.

 

   Chủ đề 2 – Hồ sơ hoạt động và quản lý của BQT nhiệm kỳ 2020 – 2023 

1. Hồ sơ, tài liệu từ nhiệm kỳ trước:

–       Kiểm soát lại hồ sơ – tài liệu hiện trạng đang có trong Văn phòng BQT cùng với BKS.

2.     Báo cáo UBND Phường

–       Có văn bản báo cáo tới UBND Phường về việc tiếp nhận hồ sơ

3.     Gửi công văn tới CĐT về các nội dung sau:

–       Cung cấp hồ sơ pháp lý để xác định Nhà chung cư là Tòa hay Cụm để hỏi phòng đô thị của Quận.

–       Cung cấp các giấy tờ hồ sơ – tài liệu, công văn đi và công văn đến đã gửi cho ông Cường để đối chiếu

–       Đề nghị làm rõ số tiền kinh phí 2% bảo trì: đã bàn giao và chưa bàn giao.

–       Đối với chiếm dụng diện tích tầng 1 tòa S2 cho thuê thu lợi bất hợp pháp: đề nghị CĐT cung cấp các hợp đồng đã cho thuê tại tòa S2.

4.     Điều hòa thang máy:

 

Nghị quyết:

Sau khi thảo luận 100% các thành viên tham dự họp thống nhất như sau:

1.   Ông Kiên gửi kế hoạch kiểm đếm hồ sơ – tài liệu hiện trạng đang có trong Văn phòng BQT gửi cho BKS để tham gia cùng.

2.   Công văn báo cáo UBND Phường: giao Bà Nga – tổ pháp lý thực hiện

3.   Gửi công văn tới Chủ đầu tư:

–       Giao tổ Tài chính kế toán soạn công văn

–       Tổ Pháp lý & Hành chính kiểm tra trước khi phát hành 

   Công văn số 320/2023/CV-VH của Chủ đầu tư về việc phân tách hệ thống điện 

Lịch họp 14:00 ngày 29/08 tại p. SHCĐ tòa S4

Ý kiến của ông Kiên:

–       Không đồng ý tách do chưa phân định chung riêng

Ý kiến của bà Hương:

–       Trên quan điểm kỹ thuật, chưa rõ ràng được phần chi phí tiêu thụ của các TTTM, việc tách công tơ thì sẽ biết được phần tiêu thụ là bao nhiêu? Tiêu thụ như thế nào?

Ý kiến bà Nga / Bà Hạnh / ông Trọng / 

–       Nếu tách thì sẽ kiểm soát được tiêu thụ, nên việc tách này là nên tách.

Ý kiến ông Tuyên:

–       Chỉ đồng ý lắp phân tách khi Chủ đầu tư làm rõ được chi phí tiêu thụ của TTTM từ khi bắt đầu cho thuê đến hiện tại.

 Sau khi thảo luận 100% các thành viên tham dự họp thống nhất như sau:

–       BQT nghe thuyết minh từ CĐT sau đó sẽ quyết định sau.

   Chủ đề – Phương án phân luồng giao thông 

Có hai phương án:

–       Phương án phá dỡ tường rào và vỉa hè đoạn đường cắt giữa sân tennis và sân bóng sẽ do Chủ đầu tư phối hợp với BQL để thực hiện và chi trả với mục tiêu đảm bảo tính pháp lý.

Ý kiến ông Kiên/ ông Trọng:

–       Điểm quay đầu phải dỡ bỏ vỉa hè và tường bao đoạn đường cắt đôi sân Tennis và Sân bóng thì không đồng ý. 

Nghị quyết

Sau khi thảo luận các thành viên tham dự họp thống nhất như sau:

·       10/12 ~ 83.3% người tham dự đồng ý:

–       Lựa chọn phương án 2 bổ sung thêm.

–       Xe máy tòa S5 sẽ rẽ phải đi thẳng hướng ra trường Newton và có bốt chặn giữa đường để xe ô tô không đi qua được tại vị trí ô tròn dấu x.

–       Đề nghị BQLTN làm việc với CĐT về pháp lý nếu phá dỡ tường rào đoạn đường chia đôi Sân Tennis và Sân bóng dùng để quay đầu xe ô tô.

·       2/12 ~ 16.7 % không đồng ý

–       Phá vỉa hè và tường bao đoạn vào đường cắt giữa sân tennis với sân bóng

è TBQT gửi thông báo xác nhận tới BQLTN: trước 27/08/2023

    Chủ đề – Trưởng phó tầngN 

–       Đã có quy chế Trưởng/Phó tầng nhưng chưa có nghị quyết

–       Đề nghị TVBQT các tòa thống kê lấy danh sách trưởng/phó tầng để ra nghị quyết thành lập

 Nghị quyết: Sau khi thảo luận 100% các thành viên tham dự họp thống nhất như sau:

–       TVBQT các tòa thực hiện triển khai lập danh sách trưởng/phó tầng

–       Thời hạn hoàn thành: 09/09/2023

   Chủ đề – Bầu bổ sung thành viên BQT 

–       Cần chuẩn bị kết hợp với việc lấy ý kiến

–       Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm về kỹ thuật

–       Các tòa chủ động kêu gọi trước và các tòa khác hỗ trợ việc lấy phiếu ý kiến

 Nghị quyết: Sau khi thảo luận 100% các thành viên tham dự họp thống nhất như sau:

–       Các tòa tìm ứng viên

III. KẾT LUẬN

Biên bản này được lập xong hồi 22:30 cùng ngày, gồm 8 (tám) trang được lập thành 02 (hai) bản bằng tiếng Việt và lưu tại Văn phòng BQTS. Biên bản đã đươc đọc lại cho tất cả các thành viên dự họp nghe, công nhận đúng nội dung và nhất trí ký tên dưới đây./.