Tải file PDF: 101023-Biên bản họp giao ban tháng 9 giữa BQT và BQL
BIÊN BẢN HỌP GIAO BAN GIỮA BQT VÀ BQL
Về công tác dịch vụ quản lý vận hành tháng 9/2023, tồn tại và kế hoạch tháng 10/2023
tại khu Sapphire Tòa nhà TNR Goldmark City
Hôm nay, vào hồi 19:30 ngày 11/10/2023 tại Phòng Sinh hoạt cộng đồng S4, Khu Sapphire Khu đô thị Goldmark City, chúng tôi gồm có:
- THÀNH PHẦN THAM DỰ
- Đại diện Ban Quản trị Nhà chung cư Khu Sapphire:
Bà Phùng Thị An Trinh Trưởng Ban Quản trị
Ông Lê Trung Kiên Phó Ban Quản trị
Ông Vũ Văn Tuyên Thành viên BQT Tòa D
Bà Đậu Thị Thùy Hương Thành viên BQT Tòa S1
Ông Đoàn Thế Điệp Thành viên BQT tòa S4
Bà Vũ Thị Nga Thành viên BQT Tòa S4
Bà Đoàn Thị Quỳnh Thành viên BQT Tòa S2
Bà Phạm Thị Dung Thành viên BQT Tòa S3
- Đại diện BQLTN:
Ông: Lê Phúc Lợi Giám đốc BQL
Bà: Trần Thị Hải Bộ phận CSCD
Ông: Đỗ Đức Diện Phụ trách kỹ thuật
Ông: Vũ Ngọc Hồng Bộ phận An ninh
Bà Trần Thị Lệ Minh Bộ phận Vệ sinh
- NỘI DUNG HỌP:
BQL cùng BQT tiến hành triển khai họp về chất lượng dịch vụ trong tháng 9/2023, các công việc tồn đọng, kế hoạch đề xuất trong tháng 10/2023 tại khu Sapphire – TNR Goldmark City. Cụ thể như sau:
- BQL báo cáo BQT về công tác quản lý vận hành dịch vụ trong tháng 9/2023, các vướng mắc tồn tại, kế hoạch và đề xuất trong tháng 10/2023, cụ thể như sau:
- Báo cáo các công việc thực hiện:
- Nhân sự BQL: Bộ phận Lễ tân có 2 nhân sự nghỉ và đã tuyển thay thế luôn trong tháng, các bộ phận khác đảm bảo đúng quân số theo phương án vận hành.
- Bộ phận An ninh:
- Nhân sự: Trong tháng, có một số nhân sự bị đau mắt đỏ, BQL đã yêu cầu bổ sung nhân sự để đảm bảo đủ các vị trí trực.
- Công việc: Thực hiện đảm bảo an ninh, an toàn tại dự án. Tuy nhiên, vẫn chưa thực hiện theo yêu cầu của BQT và Quý Cư dân như: sắp xếp xe tại hầm, các căn hộ lắp đặt cục nóng điều hòa chưa xử lý dứt điểm (đối với các căn hộ vi phạm này BQL đã kiểm tra, lập biên bản, gửi email cho căn hộ, và đã liên hệ cho các căn hộ). Đối với các căn hộ này, BQL sẽ báo cáo chi tiết gửi BQT vào tuần tới (trước 15/10/2023).
- Bộ phận Cây xanh: Đảm bảo cây xanh tươi tốt, tuy nhiên do thời tiết heo may nên một số chậu cây bị héo, già, BQL yêu cầu nhà thầu thay đổi cây hoa để đảm bảo hình ảnh đẹp tại dự án vào dịp cuối năm.
- Bộ phận Vệ sinh: Công tác đánh sàn thực hiện đầy đủ, tiếp tục xử lý các phát sinh. Trong tháng đã hạn chế nhiều các ý kiến phản ánh của cư dân. BQL yêu cầu phần đánh sàn nhà vệ sinh đưa vào định kỳ.
- Bộ phận Côn trùng: Thực hiện phun côn trùng định kỳ đầy đủ 01 lần/tháng. Trường hợp cư dân báo phát sinh do sốt xuất huyết, BQL báo nhà thầu xử lý và tăng cường kiểm soát côn trùng tại tòa nhà. BQL cũng nhận được ý kiến phản ánh của BQT về phát hiện chuột ở hầm xe ô tô, đã yêu cầu nhà thầu diệt côn trùng đặt bẫy bả để xử lý triệt để, bộ phận giám sát dịch vụ BQL kiểm soát chặt về việc này.
- Bộ phận Kỹ thuật:
- Kiểm soát và phối hợp xử lý các căn hộ bảo hành thấm ngấm của CDT. BQL đề nghị BQT truyền thông cư dân căn nào phát hiện thấm ngấm báo cho BQL để tổng hợp trình CDT xử lý kịp thời.
- Phần thấm ngấm hầm B1 tòa S1: Nhà thầu đang xử lý, BQL kiểm soát.
- Sơn lại toàn bộ khu vực sảnh tầng 1 các tòa.
- Truyền thông các thông báo, khuyến cáo liên quan đến công tác quản lý vận hành: Đang thực hiện đầy đủ trên các kênh truyền thông của cư dân.
- Kế hoạch:
- Thực hiện các công việc liên quan đến công tác quản lý vận hành theo phương án.
- Truyền thông các thông báo, khuyến cáo đến Quý Cư dân các công việc liên quan đến công tác quản lý vận hành.
- Kiểm soát các nhà thầu đảm bảo chất lượng dịch vụ tại dự án.
- Đề xuất:
- Các vấn đề phát sinh liên quan đến công tác quản lý vận hành, BQL sẽ báo cáo BQT để xin ý kiến kịp thời.
- Ý KIẾN CỦA BAN QUẢN TRỊ:
- Các vấn đề chung của BQLTN:
Ý kiến anh Kiên Phó BQT:
- Công tác tổ chức Trung thu cho cư dân đảm bảo, cư dân đánh giá cao khâu tổ chức của BQL
- Phí dịch vụ: Đề nghị BQL có báo cáo chi tiết về phí dịch vụ phần TTTM đang đóng cho ai, các căn hộ được CDT miễn phí dịch vụ.
- Hợp đồng quản lý vận hành: Theo Hợp đồng QLVH đến 31/10/2023 hết hạn, đề nghị BQL xây dựng kịch bản và gửi cho BQT về công tác bàn giao (trường hợp BQT chọn được đơn vị quản lý vận hành thì hai Bên tiến hành bàn giao; Trường hợp sau ngày 31/10/2023 BQT chưa chọn được đơn vị quản lý vận hành thì có phương án chi tiết).
- Bộ phận Kỹ thuật:
Ý kiến anh Kiên, chị Dung BQT Tòa S3:
- Đề nghị BQL kiểm tra và khắc phục triệt để mùi hôi tầng hầm tòa S3.
- Đề nghị kiểm tra bổ sung biển bảng, thay thế các bóng đèn cháy khi cư dân phản ánh.
- Lắp quạt hầm B1 tòa S3: Đề nghị BQL xem xét phản hồi về việc lắp quạt hầm B1 tòa S3 để cư dân tiến hành lắp.
Ý kiến chị Quỳnh BQT Tòa S2:
- Đề nghị BQL kiểm tra và khắc phục triệt để mùi hôi khu vực nhà vệ sinh tầng 1 tòa S4.
Ý kiến chị Trinh Trưởng BQT:
- Lắp quạt hầm B1 tòa S3: Việc lắp quạt phải lấy phiếu ý kiến cư dân tòa S3 và đạt trên 50% đồng ý mới đủ điều kiện để lắp (lấy ý kiến cư dân qua zalo không chính xác, chưa đủ cơ sở vì mỗi căn hộ có thể mấy người dùng zalo).
- Bộ phận kỹ thuật: Phối hợp công việc, báo cáo đúng hạn, bám sát công việc. Tuy nhiên, chưa rà soát và báo cáo các công việc còn tồn đọng theo yêu cầu của BQT.
- Tiến độ bảo hành đối với các căn hộ: Đề nghị BQL lưu ý các công việc liên quan đến bảo hành của CDT, đảm bảo tiến độ xử lý, đảm bảo an toàn cho cư dân tại tòa nhà.
- PCCC: BQT đã nhận được báo cáo của BQT, yêu cầu BQL báo cáo chi tiết thông số cụ thể cho BQT để có cơ sở mua bổ sung.
- Xử lý nước thải: Yêu cầu BQL phản hồi cho BQT sớm.
- Khu vực nước sảnh trước tòa S2: Đề nghị BQL làm việc với CDT để xử lý dứt điểm sớm.
- Nắp hố ga nước sạch: Yêu cầu BQL kiểm tra và có lưới đậy nắp đảm bảo chất lượng nước sạch cho cư dân.
Ý kiến chị Hương BQT tòa S1:
- Khu vực bể ngầm tòa S2: BQL nghiên cứu xây gờ đậy nắp inox để đảm bảo nước sạch cho cư dân.
Ý kiến cư dân:
- Lắp quạt hầm B1 tòa S3: BQL xem xét chi trả tiền điện hàng tháng
- Lỗi thang máy mất pha tụt thang: BQL kiểm soát nhà thầu thang máy, kiểm tra cụ thể và kịp thời những phản ánh của cư dân.
Ý kiến chị Nga BQT tòa S4:
- Xử lý nước thải: Đề nghị BQL làm rõ trách nhiệm các bên liên quan. BQL báo cáo cho BQT trước ngày 12/10/2023.
- Bộ phận An ninh:
Ý kiến chị Hương BQT tòa S1:
- BQL khảo sát bổ sung thêm 1 khu vực để cư dân tòa S1 để xe đạp, vì hiện tại số lượng xe đạp cư dân để đang bị quá tải.
Ý kiến chị Quỳnh BQT tòa S2:
- Đề nghị bộ phận An ninh nghiêm chỉnh thực hiện việc không quẹt thẻ cho người ngoài vào tòa nhà.
Ý kiến chị Trinh Trưởng BQT:’
- Yêu cầu di chuyển toàn bộ các phương tiện đỗ trong khu vực đảm bảo công tác PCCC.
- Bộ phận Vệ sinh:
Ý kiến chị Trinh Trưởng BQT:
- Chất lượng dịch vụ trong tháng tốt hơn. Tình trạng một số căn hộ bỏ rác sai quy định, BQT sẽ truyền thông thêm đến Quý Cư dân ý thức hơn.
- Chuột hầm xe: Đề nghị BQL yêu cầu nhà thầu côn trùng xử lý triệt để tình trạng có chuột dưới khu vực hầm xe để đảm bảo các phương tiện.
III. KẾT LUẬN:
- BQL ghi nhận các ý kiến đóng góp của BQT về công tác phục vụ dịch vụ trên và thực hiện các công việc theo thời hạn.
- BQT, BQL phối hợp triển khai xử lý các tồn tại của dự án để đảm bảo cảnh quan và tiện ích hơn.
- KẾT LUẬN CUỘC HỌP:
Cuộc họp kết thúc vào hồi 21:00 cùng ngày. Biên bản này đã được đọc lại cho các bên và thống nhất không có thắc mắc hoặc ý kiến nào khác. Biên bản họp được lập thành (02) bản có giá trị như nhau. Ban Quản trị giữ (01) bản, BQLTN giữ (01) bản.
ĐẠI DIỆN BAN QUẢN TRỊ ĐẠI DIỆN BAN QUẢN LÝ TÒA NHÀ
Để lại một phản hồi